Bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời cũng tồn tại khá nhiều vấn đề đau đầu đối với mỗi nhà tổ chức.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều mặt tích cực, điển hình là bạn sẽ có sẵn không gian phóng khoáng, rộng rãi, thỏa sức sáng tạo và bài trí mà không bị o ép bởi một khoảng diện tích bị bó hẹp. Chưa kể nhờ sức chứa không giới hạn của địa điểm tổ chức, nên số lượng người tham gia sự kiện của bạn sẽ đông đảo hơn. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức sự kiện tại một địa điểm ngoài trời cũng tồn tại khá nhiều vấn đề đau đầu đối với mỗi nhà tổ chức.

Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Không kiểm soát được lượng xe

Thực trạng này xuất phát từ việc không gian tổ chức không tương thích với số lượng người tham gia (trong trường hợp số người tham dự sự kiện lớn hơn sức chứa của địa điểm gửi xe). Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này.

Cần cẩn trọng các khâu khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 Một rủi ro khác liên quan đến địa điểm đó là vị trí tổ chức gặp khăn bởi quá đông người dẫn đến tình trạng kẹt xe, tắc đường, quá ồn ào, việc số lượng lớn phương tiện giao thông đổ về một địa điểm hiển nhiên sẽ đến tình trạng ùn tắc lưu thông xe cộ trên các tuyến đường và trong một số trường hợp, còn ảnh hưởng tiêu cực đến những hộ dân sinh sống xung quanh khu vực tổ chức sự kiện.

Đọc thêm: Chuẩn bị các khâu khi tổ chức sự kiện

 Ngoài ra, tùy tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một sự kiện cuối tuần dành cho nhân vật VIP thì đối tuợng được mời đa số là những người thành đạt và có điều kiện tốt, và tất nhiên số lượng xe hơi sẽ mất nhiều diện tích để xe hơn bình thuờng, vì vậy bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức và khoanh vùng khu vực đỗ xe một cách hợp lý.

 Mọi khâu đều chuẩn bị một cách kỹ lưỡng để phòng tránh một vài trường hợp đáng tiếc

Thời tiết không thuận lợi

Thời tiết là điều khó lường trước nhất và cũng gây nhiều khó khăn nhất bởi đây là yếu tố duy nhất mà nhà tổ chức sự kiện không thể ở tình thế chủ động. Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này bằng cách tối ưu nhất là xem dự báo thời tiết sẽ giúp nhà tổ chức đưa ra phương án dự phòng tốt hơn.

  Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống là điều cực kỳ quan trọng vì ngoài đảm bảo về độ ngon thì còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến uy tín của bạn.

 Vấn đề an ninh trật tự

Các hoạt động tổ chức ngoài trời thường có không gian rất rộng rãi, thoáng mát, nhưng điều đó cũng có mặt tiêu cực khi kẻ gian có thể lợi dụng sự đông đúc đó để có những hành vi xấu như trộm cắp, móc túi.

 Rủi ro phát sinh từ các thiết bị công nghệ

Sự cố máy móc là điều không ai mong muốn, nhưng dù dự trù cẩn thận đến đâu, rất có thể các yếu tố liên quan đến kĩ thuật như âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu… sẽ gặp trục trặc trong quá trình sự kiện diễn ra.

Có thể bạn đang quan tâm: Bạn cần biết quy trình tổ chức sự kiện sau

 Giải pháp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 Một quy trình tổ chức sự kiện mà đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời gồm rất nhiều công đoạn, cần được chuẩn bị công phu và chu đáo để đảm bảo sự thành công. Bởi vậy những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời là rất cần thiết để giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Đối với hình thức tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện ngoài trời nói trên, cần đảm bảo chu đáo những công việc sau:

 Lập kế hoạch cụ thể, phù hợp với thực tế, xác định đúng mục tiêu tổ chức sự kiện và khoanh vùng đối tượng sẽ tham dự sự kiện. Nghiên cứu các thói quen, văn hóa của đối tượng tham dự sự kiện. Với các sự kiện mang tính chất trọng đại, cần kiểm tra check – in kỹ với khách mời để hạn chế tối đa khả năng kẻ gian trà trộn.

• Chuẩn bị trang thiết bị, đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng biến cố lớn
• Có một đội chuyên trách xử lý các vấn đề liên quan đến dịch vụ chăm sóc đối tác hoặc khách hàng.
• Lập kế hoạch đảm bảo an toàn, lắp đặt các thiết bị và dịch vụ an ninh
• Lập bảng check – list các thiết bị cần kiểm tra ngay trước khi sự kiện bắt đầu, tổ chức chạy thử chương trình.
• Chuẩn bị bên ngoài khu vực tổ chức sự kiện một cách chu đáo.
• Lập kế hoạch xử lí rủi ro hậu sự kiện
• Xem dự báo thời tiết địa điểm tổ chức sự kiện

Với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời trên đây, hy vọng rằng bạn sẽ xây dựng những kế hoạch tổ chức sự kiện thật thành công!

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

  Hotline: 0973219448