Ở mỗi sự kiện, địa điểm đóng vai trò vô cùng quan trọng, bởi nó quyết định nhanh chóng về số lượng khách mời cũng như chi phí tổ chức. Trong bài viết này, Vietstar Media sẽ đưa ra vài lưu ý đặc biệt khi quý doanh nghiệp lựa chọn địa điểm để tổ chức hội thảo thành công.

Đầu tiên, bạn phải xác định được số lượng khách mời mà bạn muốn mời đến tham dự, từ đó mới lựa chọn được một không gian phù hợp với diện tích. Việc đón tiếp khách hàng vô cùng quan trọng nên phòng họp hay đại sảnh tiếp đón không được quá rộng hay quá hẹp gây ảnh hưởng rất nhiều đến chương trình hội thảo hoặc gây lãng phí những vấn đề không cần có.

Ở mỗi sự kiện cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với đặc điểm khách mời

Thứ hau, việc lựa chọn địa điểm không nên vào nơi hẻo lánh, ít dân cư hoặc ngõ ngách khó tìm kiếm, mà nên để gần trung tâm hay ngay trung tâm để tránh gặp những bất lợi, tốn chi phí cho khách mời tham dự. Bên cạnh đó, bạn đừng quên chọn nơi có bãi xe rộng rãi thoải mái nhé.

Có thể bạn chưa biết: Những điều chưa ai kề về nghề event sự kiện

Thứ ba, việc quan trọng nữa mà bạn cần phải làm đó là tìm ra những địa điểm phù hợp. Nếu khách mời của bạn là tầng thượng lưu, sang trọng thì những địa điểm như khu resort, khách sạn cao cấp 5 sao là hợp lý nhất. Còn với đối tượng là học sinh, sinh viên thì nên lựa chọn những hội trường lớn thoải mái hay trường học. Bởi điều đó sẽ tạo cảm giác thuận tiện cho khách mời tiếp cận được với những tiện ích của họ.

Hội trường rộng thoáng là lựa chọn lý tưởng nếu khách mời là học sinh, sinh viên

Thứ tư là TÌM HIỂU, ở đây có nghĩa là bạn phải tìm hiểu kĩ lưỡng mọi thông tin từ các nhà cung cấp về giá cả, các dịch vụ và ưu đãi, khu vực để xe, các công tác an ninh và phòng cháy chữa cháy, khả năng cách âm,… tạo một không gian tốt nhất cho khách mời tham dự. Kèm theo đó, bạn nên tìm hiểu kỹ về các quy định hạn chế trong việc quay phim, chụp ảnh, treo băng rôn, đặt banner, phướn,… tránh bị phạt.

Cách lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo tại đây. 

Địa điểm tổ chức cách âm tốt tránh ảnh hưởng đến bên ngoài

Cuối cùng, bạn hãy hỏi kỹ về thời gian mà bạn có thể bắt đầu tiến hành setuo, bố trí không gian. Nếu bạn lựa chọn những địa điểm quá "hot" thì thời gian để thực hiện công tác chuẩn bị có thể giảm xuống. Vì vậy, hãy làm việc cụ thể với ban quản lý địa điểm để bạn có đủ thời gian cho khâu setup bàn ghế, trang thiết bị cũng như là trang trí.

Bài viết tham khảo: Làm sao để set-up sự kiện chuyên nghiệp?

Hãy liên hệ với chúng tôi, nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện hội thảo sắp tới!

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

    Hotline: 0973219448