Một sự kiện tổ chức một bữa tiệc khai trương cho Spa hay Thẩm Mỹ Viện ngoài trời có thể rất đáng nhớ với những người tham dự nhưng lại là cơn ác mộng thực sự khi lên kế hoạch . Bởi mỗi sự kiện đều phải lên kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết từng phần một cách cẩn thận. Nhưng bạn vẫn phải đảm mọi thứ được diễn ra tốt đẹp, tránh một số lỗi mà sau đây Vietstar Media liệt kê:

1. Đầu tư ngân sách chưa phù hợp

Nếu là một bữa tiệc khai trương trong nhà thì bạn sẽ bớt đi được gánh lo về thời tiết hoặc các sự cố có thể xảy ra bất ngờ khác. Nhưng đối với việc tổ chức một buổi khai trương cho Thẩm Mỹ Viện, Spa, Salon Tóc ngoài trời thì bạn phải đặt vấn đề về ngân sách lên hàng đầu. Địa điểm tổ chức được chọn sẽ ngay tại trước cửa hàng hoặc một nơi ngoài trời nào đó đông đúc người qua lại, bạn sẽ phải lên danh sách để chuẩn bị một số đồ dự phòng về thời tiết. Vì thế, hãy kiểm tra thật kỹ ngân sách để nếu rơi vào các giây phút cuối cũng có thể tiêu tốn một khoản nhỏ của bạn đấy nhé!

Mỗi sự kiện trước khi diễn ra đều cần phải chuẩn bị ngân sách kỹ lưỡng’

Bạn có thể đọc thêm: Mẫu kế hoạch, kịch bản tổ chức cho lễ khai trương

2. Thời gian chuẩn bị không đủ

Để chuẩn bị cho một buổi lễ khai trương ngoài trời cho Spa, Thẩm Mỹ Viện hay bất kì cửa hàng nào đều cần phải chạy đua với thời gian. Bởi từ lúc bắt đầu lập kế hoạch cho đến lúc duy trì theo đúng những checklish trong kế hoạch mà bạn lập ra sẽ phải căn chỉnh một cách cẩn thận, tránh bị chậm trễ. Ngoài ra, còn rất nhiều sự phát sinh khác nhau sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn khi tổ chức lễ khai trương ngoài trời. Vì vậy, bạn phải là người luôn chủ động để có các phương án dự phòng nhé.

Yếu tố thời gian cực kì quan trọng giúp bạn luôn giữ được tầm kiểm soát trong tay

3. Yếu tố thời tiết – cực kì quan trọng

Một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến các buổi lễ, buổi tiệc khai trương ngoài trời cho các Thẩm Mỹ Viện, Spa, Salon tóc đó là THỜI TIẾT. Vì sau lại vậy? Nếu bạn khai trương đúng dịp mùa hè thì việc đối mặt với thời tiết xấu là rất dễ xảy ra – đó là những cơn mưa vô tình bất chợt. Và để lên kế hoạch tổ chức trong trường hợp này là không hề dễ dàng, bởi vậy mà cần có sự chuẩn bị chu đáo, bạn có thể chuẩn bị thêm lều hoặc ô lớn để che phần ghế khách mời và phần sân khấu, âm thanh, ánh sáng,….

Ngoài ra, cũng nên xem xét thông tin thời tiết trước ngày khai trương để mọi thứ không bị bất ngờ.

Thời tiết đẹp sẽ giúp cho buổi lễ diễn ra tốt đẹp nhất

Bài đọc thêm: Tổ Chức Lễ Khai Trương - Khánh Thành cho Spa, Thẩm mỹ viện

4. Không quan tâm đến “khách mời” cần gì

Thêm một lỗi cơ bản hay thường gặp khi tổ chức một sự kiện khai trương ngoài trời ở các Spa, Thẩm Mỹ Viện,… đó chính là đề khách mời tự tìm ghế ngồi và mất thời gian để ổn định tại nơi có bóng mát. Trừ tiệc đứng, bởi lúc đó mọi người sẽ đứng theo nhóm để tán ngẫu với nhau. Bạn đừng cho rằng thời gian đó họ đều có tâm trạng vui vẻ, nhưng không đâu nhé, nếu để họ phải đứng trong sự kiện kéo dài đến 2 giờ đồng hồ thì quả là thất trách rồi. Cố gắng chuẩn bị đầy đủ và set – up ghế ngồi cho chuyên nghiệp, tránh một số khu bị nắng bị chiếu trực tiếp từ ánh mặt trời.

Đưa khách mời đến chỗ ngồi và hướng dẫn họ tìm nơi có thể nghỉ ngơi trò chuyện

5. Thuê quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ

Nếu đã là một đơn vị tổ chức sự kiện, chắc chắn họ sẽ chọn lựa các thiết bị cho sự kiện từ nhiều đơn vị cung cấp khác nhau. Bởi điều này sẽ giúp họ tiết kiệm được chi phí tổ chức chương trình, nhưng nó sẽ là điểm trừ. Đồ đạc trong sự kiện sẽ không có tính đồng bộ. Cố gắng tìm và thuê một đơn vị chuyên biệt về riêng hạng mục trong sự kiện, sẽ khiến bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

Hợp tác với quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện sẽ khiến bạn không thể kiểm soát hết

Và nếu hợp tác với một đơn vị chuyên về nhiếp ảnh sự kiện đầy kinh nghiệm chắc chắn sẽ giúp bạn hoàn thiện về mặt truyền thông cho sự kiện, và họ cũng tường tận những điều gì cần tránh khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều này sẽ giúp bạn chú tâm vào tổ chức các hoạt động trong sự kiện.

Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện cho buổi lễ khai trương Spa, Thẩm Mỹ Viện hay Salon tóc sắp tới, vui lòng liên hệ ngay với Vietstar Media để được tư vấn trọn vẹn nhất:

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

   Hotline: 0973219448