Yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, là mấu chốt không thể thiếu để các event planner cần chú ý, lưu tâm cùng cân nhắc kĩ lưỡng ở mọi chương trình lớn nhỏ khác nhau.

Bởi mỗi thành công của từng sự kiện sẽ là sự tổng hòa vô cùng quan trọng nếu kết hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Và thời gian là thứ quý giá, đóng vai trò quan trọng để các nhà tổ chức sự kiện cân nhắc về địa điểm, quy luật thời tiết khí hậu tại nơi tổ chức, điều kiện của các nhà cung cấp, thời gian trùng với sự kiện lớn khác hay các khách mời quan trọng có thuận lợi đến dự sự kiện đó không?

Tầm quan trọng của thời gian trong tổ chức event

Đầu tiên đó là phải chọn lựa thời gian phù hợp với đa số khách mời, đảm bảo mọi điều kiện về số lượng cùng với sự có mặt đầy đủ của các nhân vật then chốt mà thông điệp sự kiện đang hướng tới.

Thời gian trong tổ chức sự kiện phải phù hợp với rất nhiều khách mời khác nhau

Bởi nếu bạn lựa chọn được thời gian tốt thì đồng thời chương trình đó sẽ được diễn ra một cách thuận lợi hơn. Bên cạnh đó cũng do vấn đề thời tiết, nếu là chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn cũng khó có thể lường trước được, vì thế nào bạn phải dự tính được thời gian trùng với dịp thời tiết bị biến động, ảnh hưởng vô cùng nhiều đến chương trình.

Chẳng hạn như, chương trình của bạn gặp mưa lớn thì bạn phải di chuyển toàn bộ khách mời vô cùng khó khăn. Bên cạnh đó, các thiết bị sự kiện sẽ bị hư hỏng, đổ gãy, rất tốn công sức, tiền bạn mà bạn bỏ ra. Hay nếu chương trình được quay trực tiếp thì càng khóa khăn hơn, mọi hoạt động trong kế hoạch được đề ra sẽ bị hoàn và cuối cùng thì mọi việc cũng khó triển khai được.

Có thể nói, việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự và cả nhà tổ chức event. Ví dụ, vào đầu mùa hè, khi nhu cầu “tránh nóng” của con người ngày càng tăng cao, hiển nhiên cầu về điều hòa sẽ tăng theo tỷ lệ thuận. Nếu bạn là nhà sản xuất hoặc nhà giới thiệu, phân phối sản phẩm điều hòa, đừng bỏ qua dịp này để PR cho sản phẩm của mình, đánh vào đúng “chỗ ngứa” của người tiêu dùng.

Có thể bạn đang cần: Trang trí sân khấu ngoài trời như thế nào cho đẹp mắt và ấn tượng?

Các chương trình ra mắt sản phẩm điều hòa nên tổ chức vào đầu mùa hè

Một số lưu ý khi lựa chọn thời gian tổ chức event

Nếu một sự kiện của bạn được diễn ra trong vòng một ngày, bạn cần phải tính toán lại ngay, chi tiết từng hạng mục. Mặc dùng việc xác định thời gian khó có thể ước lượng chính xác nhất, nhưng cũng cần phải có sự chắc chắn dựa vào các cơ sở thực tiễn khách quan. Cùng với đó, các hoạt động sẽ chỉ diễn ra trọn gói trong một ngày, thậm chí là chỉ trong một buổi, vậy nên hãy nhớ đảm bảo được thời gian để thuận lợi cho việc di chuyển hay góp mặt của những vị khách mời hay những người tham  gia. Và người lên kế hoạch chương trình, chịu trách nhiệm về chương trình sẽ cần có nhiều phương án khác nhau để phòng và khắc phục những sự cố có thể xảy ra bất ngờ.

Đối với trường hợp chương trình sự kiện của bạn diễn ra mất 2-3 ngày thì sao, bạn cũng phải quan tâm và lập cho mình một kế hoạch chi tiết và đầy đủ nhất. Bên trong đó bao gồm cả chi phí về ăn ở, dịch vụ ăn uống hoặc phương tiện đi lại cho khách mời trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Và đồng thời, các thông tin về thời gian diễn bạn cũng phải gửi lại cho họ trước 3-5 ngày, giúp khách mời có thể thu xếp được công việc cá nhân để đến tham dự.

Còn đối với yếu tố thời tiết, nó là yếu tố khó lường nhất, các nhà tổ chức event khó có thể chu động được, vì thế mà các nhà tổ chức sự kiện phải thường xuyên theo dõi thời tiết và đưa ra phương án tối ưu nhất phòng tránh rủi ro.

Nhiều khi vấp phải yếu tố thời tiết cũng khiến sự kiện gặp không ít trở ngại

Việc chọn thời gian để có một thời điểm thuận lợi, thời tiết ôn hòa là cách tốt nhất thu hút sự tham gia đông đảo của những vị khách mời, nhà đầu tư.

Để biết được thời điểm nào thì hợp lý, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:

- Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?

- Chương trình sẽ diễn ra trong bao lâu? Thời gian khai mạc? Thời gian bế mạc?

- Khách mời có tham dự được đông đủ hay không?

- Thời gian tổ chức diễn tập có bị quá gần thời gian chính thức hay không?

- Đội ngũ nhân sự, bao gồm các nhân viên và các tình nguyện viên hỗ trợ có đủ thời gian chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?

Thời gian để tổ chức event khai trường thường được chọn vào những ngày đặc biệt để khách hàng có thể biết tới những chương trình khuyến mãi cũng như làm tăng kế hoạch truyền thông của doanh nghiệp hơn.

Khi tổ chức những show lớn ở ngoài trời, các đơn vị khi phối hợp nên biết cách lựa chọn ngày giờ sao cho hợp lí, nếu như khách hàng họ có yêu cầu thì bạn nên tư vấn cho họ để họ và bạn đi đến thông nhất làm sao tiện nhất cho chương trình.

Thời gian diễn ra sự kiện là một trong những vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của buổi event.

Bài đọc thêm: Muôn lý do khiến sao bất ngờ hủy show

Yếu tố thời gian trong việc tổ chức sự kiện rất quan trọng dù quy mô chương trình đó có nhỏ hay lớn. Ông cha ta đã có câu “Thiên thời địa lợi nhân hòa” luôn luôn áp dụng được trong mọi trường hợp. Việc bạn lựa chọn thời gian đồng thời là sự ảnh hưởng của thời tiết mang một ý nghĩa quyết định sự thành công hay thất bại của cả một chương trình. Bởi vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đi đến quyết định về mốc thời gian phù hợp!

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

   Hotline: 0973219448