Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như: hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng, tuy nhiên, nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định. Vậy quy trình tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng Vietstarmedia

Quy trình tổ chức sự kiện gồm những bước sau đây:

 ► Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên

 Với bước đầu tiên này, người làm sự kiện sẽ tiếp nhận các thông tin yêu cầu từ khách hàng hoặc cấp trên (tổ chức sự kiện cho công ty mình) để có được những hình dung ban đầu về sự kiện:

Phải nhận thông tin từ các bên để chuẩn bị

-         -  Loại hình sự kiện là gì?

-          - Lý do, thời gian tổ chức

-          - Đối tượng tham dự, số lượng người tham gia

-          - Mục tiêu truyền thông

-          - Các yêu cầu tổ chức…

► Lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề của sự kiện

 Sau khi đã có được những thông tin yêu cầu, team sự kiện sẽ tiến hành họp bàn lên ý tưởng chủ đạo và chủ đề cho sự kiện. Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của event”, ý tưởng này có thể do chính khách hàng/cấp trên đưa ra hoặc do chính nhóm làm sự kiện sáng tạo nên dựa trên các thông tin nền. Khi đã có được ý tưởng thì tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó. Nếu như ý tưởng được xem là “linh hồn” thì chủ đề chính là “diện mạo” của sự kiện.

 Để tạo ra được ý tưởng và chủ đề, bạn cần phải dựa vào thông điệp của sản phẩm, hành vi tiêu dùng - văn hoá của người tham gia, mục tiêu truyền thông của sự kiện…

Đọc thêm: 3 yếu tố để bứt phá trong nghề tổ chức sự kiện mà bạn phải biết

Có ý tưởng chủ đạo cho kịch bản sự kiện

 Nên tham khảo thêm: Muốn có ý tưởng tổ chức sự kiện thì đọc lời khuyên sau đây

► Lập kế hoạch tổ chức

 -          - Địa điểm tổ chức

-          - Thời gian diễn ra sự kiện

-          - Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời…

-          - Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí - chuẩn bị những dụng cụ gì…)

-          - Nhân lực thực hiện.

-          - Kế hoạch truyền thông

-        -   Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)

-          - Cách thức đo lường hiệu quả

-          - Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).

Đừng quên có kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất

► Thuyết trình kế hoạch

 Sau khi đã hoàn thành bước lập kế hoạch, bạn phải thực hiện việc thuyết trình với khách hàng/cấp trên để họ hình dung được sự kiện sẽ được tổ chức như thế nào, mức độ khả thi ra sao, có nội dung gì cần chỉnh sửa,… Khi đã chỉnh sửa xong, nếu kế hoạch được thông qua thì team sự kiện bắt đầu tổ chức triển khai.

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : Số 9 Phan Kế Bình, phường Đa Kao, quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh

 Email: vstarmedia.co@gmail.com

 Hotline: 0343818893