Tất cả các sự kiện đều được tổ chức đều nhằm một mục đích là có thể là để PR sản phẩm, PR thương hiệu, có thể là khai trương, động thổ, hoặc đó lại là một bữa tiệc để kỉ niệm một ngày đáng nhớ. Tuy nhiên, dù quy mô của sự kiện đó như thế nào, lớn hay nhỏ, hình thức như thế nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị sau đây. Vietstar Media sẽ hướng dẫn bạn những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

1. Lập kịch bản tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện bất kì nào, việc thực hiện nền móng cho các hoạt động sẽ diễn ra sau đó, chính là viết kịch bản sự kiện. Bởi đây là bước giúp cho kế hoạch tổ chức diễn ra một các công phu và chi tiết nhất. Mỗi sự kiện, bạn chỉ cần đưa kịch bản chi tiết sự kiện cho đối tác tài trợ hoặc cho khách hàng của bạn, đồng thời kịch bản đó sẽ được đến tay các cộng sự và cộng tác viên của bạn.

Kịch bản sự kiện luôn cần phải chuẩn bị kỹ càng để chương trình diễn ra thuận lợi

2. Viết proposal

Đây là phần vô cùng quan trọng trong tiến trình tổ chức một sự kiện, cũng là nền móng vững chắc giống như các viên gạch, để đưa ra một kết quả tuyệt vời nhất. Vì thế Proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này.

Với một người làm sự kiện, làm proposal là công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào tiến hành tổ chức bất cứ một sự kiện nào.

Đọc thêm: Những điểm cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

3. Chọn thời gian tổ chức sự kiện

Sự thành công của sự kiện cần có sự phối hợp từ nhiều yếu tố khác nhau và thời gian chính là yếu tố cần được lưu tâm nhất và chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Đặc biệt vẫn là của các tổ chức và các doanh nghiệp.

Thời gian tổ chức cũng là khâu vô cùng quan trọng

Mỗi một sự kiện thành công, cần phải có sự phối hợp ăn ý với nhau từ rất nhiều phía, trong đó không thể thiếu đi yếu tố thời gian, điều này bạn cần phải lưu tâm nhất và cân nhắc kỹ lưỡng nhất. Đặc biệt nhất là các event lớn của các doanh nghiệp và tổ chức.

Thành công của một sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều yếu tố phối hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Trong đó yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và là một phần không thể thiếu mà các event planners cần phải lưu tâm và cân nhắc kĩ lưỡng. Khi chọn thời gian để tổ chức chương trình, đặc biệt là các event lớn, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm rằng vào ngày hôm đó quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức sự kiện có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào, thời gian đó có trùng với sự kiện lớn khác không, các khách mời có điều kiện thuận lợi để tới dự sự kiện vào thời điểm đó không.

Đặc biệt lưu ý đến yếu tố thời gian khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

Đọc thêm: Bạn cần biết quy trình tổ chức sự kiện sau

4. Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sự kiện là khâu vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần có nội dung chính xác về nội dung, số khách tham dự cũng như yêu cầu địa điểm của khách hàng như không gian lớn, vị trí đẹp thuận tiện, an ninh tốt…

 Chọn địa điểm tổ chức 

5. Xây dựng kế hoạch truyền thông

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất. Bạn hãy tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.

6. Phòng ngừa rủi ro

Không thể nào tồn tại một sự kiện hoàn hảo 100% bởi có hàng chục, hàng trăm rủi ro có thể xảy đến với chương trình mà bạn không thể lường trước được. Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể không đến từ chính bạn, nhưng có thể xuất phát từ nhân sự chạy chương trình, hoặc do bất kì yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào.

Hiểu về các loại rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện, phân loại rủi ro để tìm ra các phương án đề phòng và xử lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là việc làm vô cùng quan trọng trước thềm mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi nhất. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết của Star Event về cách phòng ngừa rủi ro trong tổ chức event.

7. Đánh giá sự kiện

Khâu tổng kết sau sự kiện, đánh giá sự thành công của một sự kiện là cực kỳ quan trọng bởi đó sẽ là cơ sở để bạn rút ra những kinh nghiệm quý báu sau mỗi lần tổ chức. Có một sự thật rằng dù có được chuẩn bị và lên kế hoạch kĩ càng như thế nào thì không có một sự kiện nào được tổ chức trơn tru hoàn hảo từ đầu đến cuối cả, những lỗi sai đã mắc phải của event này sẽ trở thành bài học kinh nghiệm đắt giá cho event sau. Các kinh nghiệm này không có một sách vở trường lớp nào dạy bạn, mà đó hoàn toàn là những điều bạn cần tự đúc rút ra cho bản thân.

Con đường dẫn đến thành công của một event cần trải qua nhiều bước chuẩn bị công phu.

Trên đây là những việc cần làm thuộc công đoạn chuẩn bị trong các quy trình tổ chức sự kiện trước khi sự kiện diễn ra. Chúc các bạn sẽ xây dựng được nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị để từ đó tạo tiền đề cho việc tổ chức được những sự kiện thành công.

Có thể tham khảo thêm: Công ty chuyên dịch vụ tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

  Hotline: 0343818893