Trong quá trình tổ chức sự kiện, muốn gây ấn tượng với khách tham dự, bạn cần phải có một đội ngũ ekip chuyên nghiệp, kịch bản hấp dẫn, địa điểm tổ chức lý tưởng. Nhưng, đã bao giờ tự hỏi, làm cách nào mà không chỉ là khách tham dự, toàn bộ công chúng – những người không tham dự sự kiện đều phải được ấn tượng cùng trước sự kiện được diễn ra và sau khi đã kết thúc? Chính vì thế, một chiến dịch truyền thông tốt sẽ giúp ích cho bạn điều đó.

Bài viết dưới đây, chúng ta hãy tìm hiểu về truyền thông sự kiện là gì? Tại sao cần xây dựng một kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết nhất? Và những loại hình truyền thông và phương tiện truyền thông nào sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất.

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là hoạt động công bố thông tin, hình ảnh về một sự kiện nhằm thu hút đối tượng tham gia (đối với các sự kiện sắp được diễn ra) hoặc truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh/thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác(đối với các sự kiện đã kết thúc).

Truyền thông sự kiện mang ý nghĩa gì?

1. Ý nghĩa của truyền thông trước sự kiện

Truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút đối tượng mục tiêu quan tâm đến và tham dự sự kiện đó.

Ý nghĩa của nghề truyền thông sự kiện

Bạn tham khảo thêm: Những khó khăn mà bạn phải đối mặt khi làm nghề event

2. Ý nghĩa của truyền thông sau sự kiện

Hầu hết các doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua công tác truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ dừng lại ở việc quảng bá bằng các phương tiện truyền thông nội bộ, dẫn đến việc tổ chức sự kiện không đạt được hiệu quả như mong muốn. Thực tế, truyền thông sự kiện đem lại rất nhiều lợi ích to lớn:

- Truyền thông sau sự kiện gợi nhắc khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện.

- Truyền thông sau sự kiện giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm.

- Truyền thông sau sự kiện giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới.

- Một sự kiện thành công, ấn tượng khi được truyền thông rộng rãi sẽ góp phần gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng, đối tác.

Việc truyền thông sự kiện sẽ đem lại thông điệp của bạn đến gần với khán giả hơn

Những sự kiện nào cần xây dựng chiến dịch truyền thông?

Dựa vào ý nghĩa của truyền thông sự kiện trên đây cho thấy, bất kỳ sự kiện nào khi được truyền thông rộng rãi trước và sau sự kiện đều đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Chẳng hạn, với sự kiện xúc tiến, quảng bá (khai trường, khánh thành, khởi công, động thổ,…) là thông báo về sự tồn tại của doanh nghiệp. Với sự kiện giáo dục, đào tạo (hội nghị, hội thảo) là thu hút đối tượng khách hàng tiềm năng tham dự sự kiện. Còn đối với lễ kỉ niệm, tri ân (thành lập công ty, tri ân khách hàng, khen thưởng nhân viên) là nâng cao hình ảnh về quy mô, thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

Do vậy, điều doanh nghiệp cần cân nhắc ở đây là dự trù mức kinh phí hợp lý và lựa chọn một phương tiện truyền thông thích hợp, hiệu quả.

Đọc thêm: Một số sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện

Các phương tiện truyền thông sự kiện hiệu quả

1. Ấn phẩm quảng cáo

Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện, bao gồm: poster, banner, phước dọc, tờ rời, tờ gấp,…

Các phương tiện truyền thông vô cùng hiệu quả

2. Sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng

Cách truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện đại chúng bao gồm truyền hình, radio, báo giấy,…. Trong đó, truyền hình là phương tiện ít được các doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí vô cùng tốn kém; radio có chi phí thấp hơn nhưng hạn chế về phương tiện truyền thông hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về mặt hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần lưu ý về thời điểm phát hành, số lượng phát hành và quan trọng nhất là đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

3. Quảng bá sự kiện đối với hoạt đông Activation

Chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hay các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt đông activation tiêu biểu, thường xuyên được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm sản phẩm mới,….

4. Truyền thông sự kiện bằng phương tiện công nghệ số (digital maketing)

53% dân số Việt Nam đang sử dụng internet (theo số liệu 2017) và 72% dân số Việt Nam đang sử dụng điện thoại thông minh có kết nối internet (theo số liệu 2016) là những bằng chứng không thể chối cãi khi việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện đang ngày càng lên ngôi.

Gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lưu lượng truy cập lớn hay đăng bài lên các trang báo điện tử để PR là những hình thức vô cùng phổ biến rộng rãi hiện nay. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương tiện digital marketing khác, chẳng hạn như SMS marketing, truyền thông mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn.

Hãy tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện, event chuyên nghiệp

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

  Hotline: 0343818893