Hạn chế tối đa các sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện sẽ giúp các event diễn ra suôn sẻ hơn, thành công hơn, tránh được những rủi ro không đáng có.

Để tổ chức được một event hoàn hảo là điều rất khó, bởi có những rủi ro không thể lường trước có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nếu có kinh nghiệm về việc tổ chức sự kiện thì bạn hoàn toàn có thể hạn chế ở mức tối đa các sai lầm thường gặp phải khi tổ chức event, bảo đảm cho diễn tiến sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Nếu muốn tổ chức sự kiện hoàn hảo và tránh gặp phải lỗi, trước tiên cần có một kế hoạch tổ chức thật tỉ mỉ và các phương án phòng chống rủi ro có thể xảy ra. Để làm được điều đó, cần lường trước và tránh các lỗi mà những người làm công tác tổ chức event thường gặp phải. Vậy những sai lầm đó là gì?

Những nhà tổ chức sự kiện cần tránh những sai lầm gì?

1. Quản lý thời gian không tốt

Một số người thường phạm phải sai lầm khi quyết định ngày diễn ra sự kiện mà không tìm hiểu kỹ, hậu quả là ngày mà sự kiện được tổ chức lại trùng với các sự kiện khác nổi bật hơn và sức thu hút người xem lớn hơn. Kết cục, sự kiện của bạn sẽ bị lép về cả về mặt truyền thông và số lượng người tới tham dự. Nếu đó là một sự kiện quảng bá sản phẩm, cần thu hút lượng người tham dự lớn thì bạn cần đặc biệt chú ý hơn tới điều này.

2. Không khảo sát kỹ địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm phù hợp cho sự kiện là tiêu chí đầu tiên trong tổ chức sự kiện, tùy thuộc vào sự kiện ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường hay tổ chức ở những trung tâm hội nghị hay các chương trình giao lưu hay các ngày lễ nên tìm một không gian khác ở ngoài trời.  Vì vậy, những ý tưởng sáng tạo để việc lựa chọn địa điểm góp phần đáng kể vào việc tạo ấn tượng với khách tham dự.

Khi chọn địa điểm, sai lầm thường thấy nhất đó là bạn chọn địa điểm quá xa hoặc cần phải chi trả số tiền vượt ngân sách cho phép để thuê địa điểm đó. Ngoài ra, khi chọn được địa điểm đắc địa, bạn lại chủ quan không khảo sát kỹ đặc điểm của địa điểm đó. Bạn nên tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho người tham dự không, địa điểm có gần bến tàu, xe, máy bay, ngã 4, đường lớn, trung tâm thu hút và thuận tiện với người tham dự không. Nếu là các sự kiện được tổ chức trong nhà, bạn nên ghi lại những phòng, những khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn. Bạn hãy kiểm tra kỹ chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào nếu bạn có những thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn đề phòng trục trặc xảy ra với các dụng cụ quan trọng ngay trước thềm tổ chức sự kiện.

Những sự kiện cần khảo sát kỹ địa điểm tổ chức

Một số người không hỏi trước về cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm mà lên kế hoạch đi mua hoặc đi thuê ngay lập tức, khi di chuyển đến địa điểm mới biết ở đó đã có sẵn các thiết bị âm thanh ánh sáng, bàn ghế, sân khấu… thì quả thực rất lãng phí ngân sách.

Đọc thêm: Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

3. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện

Sai lầm trong marketing cho sự kiện đó là bạn không thu hút được nhiều người tham gia sự kiện, nói một cách đơn giản, đó là phạm phải lỗi và gặp thất bại trong khâu marketing và truyền thông. Vậy lỗi này có nguyên do từ đâu?

Bạn nên thông báo cho các khách mời biết thông tin về sự kiện một số ngày trước khi sự kiện diễn ra, đừng bao giờ thông báo một cách quá gấp gáp. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Nếu cận kề ngày diễn ra sự kiện mà bạn mới cho khách mời biết tin, thì khả năng họ sắp xếp được công việc vốn rất bận rộn thường ngày của họ để đến dự là rất thấp. Đừng mắc phải sai lầm này vì đó là điều tối kỵ.

Trong kế hoạch tổ chức event của bạn, cần phải quản lý khách mời trong sự kiện hiệu quả. Bạn nên có danh sách các khách mời được lên list sẵn, đặc biệt là khi sự kiện bạn tổ chức có quy mô lớn và có nhiều khách mời quan trọng. Danh sách này cần phải được chuẩn bị cụ thể, chi tiết, chính xác và hơn hết là phải nhanh chóng, bởi thiệp mời dự event nên gửi đến cho khách mời ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Trước giờ G khoảng 1 – 2 ngày, bạn hãy gọi cho các khách mời để chắc chắn về việc họ sẽ tham dự, nhằm bố trí chỗ ngồi, đồ ăn nước uống và các hoạt động cần thiết.

Tổ chức các chương trình giải trí cần đặc biệt chú ý đến công tác truyền thông

5. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng

Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn với các đối tác, cộng sự tổ chức chung sự kiện được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”. Cẩn tắc vô áy náy, bạn cẩn trọng trong vấn đề hợp đồng không chỉ bảo đảm tiến độ cho sự kiện của bạn, mà còn đảm bảo quyền lợi của bạn và an toàn cho chính bản thân bạn.

6. Phân bổ nguồn lực nhân sự không hợp lý

Sai lầm về cách dùng người rất có thể sẽ dẫn đến sự thất bại của một sự kiện. Để một sự kiện thành công, chúng ta cần phân bố, bố trị nguồn nhân lực phù hợp cùng các kĩ năng tương đương. Người lãnh đạo cần nắm rõ người nào có ưu thế về kỹ năng nào để sắp xếp nhân lực ở khu vực, bộ phận đó cho phù hợp. Nếu “điều binh khiển tướng” một cách bát nháo, tiến độ diễn ra sự kiện sẽ bị chậm lại một cách đáng kể.

Bạn có thể tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Vietstar Media

7. Ý tưởng tổ chức sự kiện nghèo nàn, nhàm chán

Các nhà lên ý tưởng sự kiện thường áp dụng một bản kế hoạch cho nhiều sự kiện sẽ làm gia tăng những bất cập dẫn đến sai lầm không thể tránh khỏi, làm chương trình bị thất bại. Hãy phát huy tính sáng tạo của một eventer để sự kiện của bạn để lại được dấu ấn trong lòng người xem, chứ đừng đi theo lối mòn của các sự kiện trước. Với một người làm sự kiện, độ ì là điều không thể chấp nhận, sáng tạo và chủ động là hai trong số những kỹ năng cần thiết.

Hạn chế tối đa các lỗi thường gặp sẽ giúp các sự kiện diễn ra suôn sẻ

Để hạn chế nhiều hơn những sai lầm trong tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ với Vietstar Media qua hotline, để chúng tôi được tư vấn kỹ lưỡng hơn cho bạn!