Tổ chức sự kiện ngoài trời là việc giúp cho người tổ chức thuận lợi hơn trong việc chuẩn bị, bởi vì có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng cùng phong cách hiện đại và lại được thoả sức trang trí mà không bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,... Nhưng, muốn Tuy nhiên để tổ chức được một sự kiện ngoài trời thành công và tốt đẹp thì cần phải lưu ý một số điều sau:

1. Bãi giữ xe

Các nhà tổ chức sự kiện ngoài trời thường phải tự chủ động trong việc chuẩn bị bãi đỗ xe cho khách hàng, bởi không giống như tổ chức trong khách sạn hay nhà hàng. Và việc giữ xe tất nhiên sẽ quan trọng và gặp không ít rắc rối.

Bạn có thể để điều này đỡ rắc rối hơn khi tính toán và chuẩn bị tốt một số khâu: lượng người bạn dự kiến sẽ tham gia sự kiện, sau đó tính thêm số xe người đi rồi chuẩn bị phân bổ và sắp xếp xe ở các bãi, tránh việc ùn tắc hoặc không được trật tự hay thuận lợi khi dắt xe.

Sắp xếp khu để xe là vô cùng quan trọng

Một vài điều quan trọng hơn nữa, bạn phải biết được đối tượng tham gia sự kiện là ai, họ đi xe máy hay xe hơi, đi cùng gia đình hay đi một mình. Nếu đi xe hơi sẽ tốn khá nhiều diện tích. Vì thế, cần phải cẩn trọng trong việc chọn địa điểm, khảo sát kĩ càng và yêu cầu bên đối tác sắp xếp sao cho phù hợp và chu đáo nhất.

Đọc thêm: Muốn có ý tưởng tổ chức sự kiện thì đọc lời khuyên sau đây

2. Trang trí

Việc trang trí cũng quan trọng bởi vì trong một sự kiện được tổ chức ngoài trời trong một không gian lớn nếu không có sự trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vực trung tâm thì khu vực cần nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện.

Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.

 Phần trang trí cần chú ý và trang trọng nhất

Đọc thêm: Bạn cần biết quy trình tổ chức sự kiện sau

3. Dự phòng

Các sự kiện ngoài trời cần quan trọng nhất đó là sự thuận lợi về thời tiết: không mưa, gió không lớn để tránh được các rủi ro đáng tiếc, đồng thời để có các phương án dự phòng tốt hơn.

Không chỉ vậy, việc chuẩn bị chỗ ngồi cũng được chuẩn bị kĩ càng, để không bị thiếu bàn, thiếu ghế so với dự định.

Và bảo quản âm thanh ánh sáng là điều không được bỏ qua, nếu trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có giá, thì phải tư vấn khách hàng lựa chọn thêm phần ánh sáng phù hợp. Bạn nên yêu cầu phía nhà sản xuất để đề xuất cấp trên về việc lựa chọn những thứ phù hợp với chương trình, tránh bị lãng phí.

Dự trù một số tình huống nảy sinh

4. Ăn uống

Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,...) hoặc resort cao cấp (như Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng.

Bạn có thể tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Vietstar Media

5. Vệ sinh

Vệ sinh sẽ bao gồm cả vệ sinh về ăn uống và vệ sinh môi trường xuyên suốt sự kiện. Bởi ý thức người dân Việt Nam vẫn chưa thực sự tốt, vẫn còn thói quen xả rác bừa bãi. Bạn nên bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên và đảm bảo không gian, mỹ quan khu sự kiện được ổn nhất. Không chỉ vậy, đừng quên các bảng lưu ý cạnh các lối đi đông người, thêm loa thông báo để nhắc nhở.

Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi về thủ tục cho thuê.

6. An ninh trật tự

Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.

Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện có quy mô, bạn nên tìm những địa điểm vừa rộng và lại đựoc hỗ trợ về an ninh như Sân vận động quân khu 7 (bên cạnh là doanh trại bộ đội, nếu có vấn đề gì xảy ra thì không lo thiếu nhân sự) hoặc nếu tổ chức ở Nhà thi đấu Phú Thọ hay Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (Hà Nội) thì nên thuê mướn lực lượng an ninh đông đảo để đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện.

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

  Hotline: 0343818893