Một nhà tổ chức sự kiện cần phải tích lũy kinh nghiệm cho bản thân qua những ngày tháng bươn trải với nghề. Không chỉ vậy, nhà tổ chức cũng cần phải cần chú ý thêm một số điều sau đây:

1. Đánh giá chính mình

Người xưa có câu “Biết người, biết ta – Trăm trận, trăm thắng”. Biết người đã khó, biết mình lại càng khó hơn. Không có gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Bạn còn là một sinh viên ngồi ghế nhà trường đang ấp ủ ước mơ trở thành một nhà tổ chức sự kiện hay bạn đã và đang làm một công việc khác muốn vẽ ra cho mình một hướng đi mới. Dù thế nào, trước tiên bạn phải đánh giá một cách khách quan về bản thân mình, tự hỏi xem mình có những ưu thế gì nổi bật, những lợi thế nào cần phát huy, bạn còn bị hạn chế ở những mặt nào, cần phải rèn luyện và trau dồi phát triển thêm những gì. Cuối cùng, hãy thành thực trả lời, những thế mạnh đó có thể hỗ trợ như thế nào cho bạn trong ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Cần đánh giá lại chính bản thân mình

Có thể bạn là người có rất nhiều thế mạnh, nhưng một trong số đó thiêng về kỹ năng mà bạn không nên bỏ qua như: năng động – sáng tạo, óc tổ chức – làm việc đội nhóm, khả năng giao tiếp, phản xạ nhạy bén trong những tình huống phát sinh bất ngờ,…. Hãy quan tâm, đánh giá cho điểm từng kỹ năng này, nhờ đó bạn sẽ có những đánh giá chính xác hơn về khả năng của mình từ đó lựa chọn hướng đi tốt nhất cho mình.

Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về phía khách hàng. Luôn luôn biết lắng nghe để đáp ứng kịp thời những yêu cầu của họ dù là những điều khó nghe hay những đòi hỏi vô lý cũng đừng bỏ ngoài tai, vì tất cả những điều đó sẽ là nguồn tư liệu quý giá giúp bạn hoàn thiện hơn những kỹ năng của mình. Nếu không tự tin về kỹ năng đàm phán của mình bạn có thể đăng ký tham gia các khóa học nhằm giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác,… những người đóng vai trò quan trọng trong công tác kinh doanh của bạn.

2. Kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Hiện nay, có rất nhiều nguồn tư liệu để bạn có thể tự nghiên cứu như: trường lớp, sách vở, internet,… Đừng bỏ qua những người đi trước vì họ chính là nguồn tư liệu chân thật và sống động nhất.

Bên cạnh đó, hoạt động đoàn đội một cách tích cực khi còn ngồi ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi giúp bạn tích lũy không ít những kinh nghiệm quý báu và phát huy kỹ năng tổ chức.

Để trở thành một nhà tổ chức sự kiện giỏi cần phải trau dồi đầy đủ kinh nghiệm

Nếu có điều kiện thuận lợi hoặc có cơ hội, bạn có thể đăng ký tham gia thực tập những chương trình sự kiện được tổ chức tại Công ty, Doanh nghiệp nơi bạn đang làm việc. Điều này, sẽ giúp bạn không chỉ học hỏi thêm được một công việc mới mà vẫn có thể hoàn thành tốt công việc mình đang làm.

3. Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch:

Hãy thử phác họa trong đầu toàn cảnh về chương trình sự kiện mà bạn đang chuẩn bị tổ chức. Sau đó kết nối và hoàn thiện dần từng chi tiết từ nhỏ đến lớn, sử dụng những mảng màu đối lập hay các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Tập trung cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, xây dựng kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,… Xây dựng một bản kế hoạch chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đưa ra những phương án giải quyết tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất.

 Làm mọi việc đều bắt đầu từ các kế hoạch chi tiết

4. Phát triển mối quan hệ với khách hàng và đối tác

Trong một chương trình sự kiện, bạn không thể nào tự mình chuẩn bị hết tất cả các trang thiết bị, vật tư, bởi có quá nhiều hạng mục mà đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại sự kiện, chi phí đầu tư, quản lý, bảo quản tốn kém và thực sự không mấy cần thiết. Hiện nay, có rất nhiều công ty chuyên  cung cấp các loại vật dụng này và bạn có thể tìm thuê họ. Hãy liên hệ với các Trung tâm hội nghị tiệc cưới, nhà hàng – khách sạn, khu nghỉ mát,… để hỗ trợ bạn trong việc thuê sảnh hay tổ chức các loại tiệc mặn, tea break,…

Trước khi đi đến quyết định sẽ hợp tác với đơn vị nào, hãy dành thời gian để thu thập thông tin và thực hiện một vài phép so sánh tương đối để chọn ra được nơi đáp ứng đầy đủ 2 yếu tố: chất lượng dịch vụ và giá cả.

Về phía khách hàng, thái độ niềm nở, lịch sự và nhã nhặn cũng phần nào ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh lâu dài. Hãy tôn trọng những đóng góp ý tưởng của họ và đáp ứng đầy đủ những yêu cầu mà họ mong muốn. Đừng quên cảm ơn và nở một nụ cười thân thiện đến khách hàng của mình.

Khách hàng và đối tác là hai yếu tố quan trọng trong nghề tổ chức sự kiện

Ngay cả khi bạn đã thành một người làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi, nỗ lực không ngừng, trau dồi và phát triển nhiều hơn để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC