GPO – Ngân sách cho chương trình tổ chức sự kiện là sự phỏng đoán thu nhập và chi phí dựa trên kế hoạch và thông tin đã đề xuất. Chuẩn bị ngân sách là yếu tố chủ chốt khi quản lý chương trình tổ chức sự kiện.

Việc dự toán ngân sách chi trả cho chương trình tổ chức sự kiện cần được thực hiện ngay khi sự kiện vừa được lên kế hoạch. Sẽ là vô ích khi ấn định ngày tổ chức, lên kế hoạch, chọn địa điểm cho đến khi có thể xác định được chương trình tổ chức sự kiện có khả thi về mặt tài chính.

Nguyên tắc quản lý ngân sách cơ bản

Mặc dù mỗi ngân sách cần thời gian để thực hiện và chi phí khác nhau nhưng vẫn có một vài nguyên tắc cơ bản cần phải bám sát.

• Ngân sách để tránh thua lỗ

 Nếu chương trình tổ chức sự kiện gần như thua lỗ thì liệu có nên thực hiện chương trình theo kế hoạch ban đầu hay không. Nếu chưa quá muộn, bạn nên thay đổi kế hoạch để chương trình sự kiện ít ra có thể hòa vốn.

• Hãy thực tế mức thu về của sự kiện

 Thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện thường quá lý tưởng về số lượng tài trợ sẽ đạt được hoặc số lượng khách mời sẽ tham dự. Lý tưởng hóa dự đoán chính là nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát ngân sách so với kết quả cuối chương trình tổ chức sự kiện.

• Luôn có kế hoạch dự phòng

 Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, tốt hơn bạn nên dự trù một sốđiều cần làm khi có sự cố xảy ra, chẳng hạn như điều gì sẽ xảy ra nếu có một nhà tài trợ không đến hoặc nếu trời đổ mưa?

Bạn có thể tham khảo thêm: Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Cuối Năm Cho Doanh Nghiệp

Chi phí tổ chức sự kiện điển hình

Ngân sách tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại hình tổ chức sự kiện như lễ khai trương, lễ khánh thành, tiệc liên hoan cuối năm, lễ kỷ niệm, team building. Dưới đây là một vài gợi ý thiết lập ngân sách cho từng hạng mục khi thực hiện chương trình tổ chức sự kiện.

• Chi phí du lịch và lưu trú

 Chi phí liên quan đến giấy phép chính quyền để thực hiện chương trình là một trong những điều nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý khi thực hiện. Cần phải lưu ý rằng chi phí du lịch và cư trú trong và ngoài nước có sự chênh lệch rất lớn.

• Chi phí quà tặng

 Chí phí sản xuất huy chương, kỷ niệm chương hoặc phần thưởng khác đòi hỏi thông tin phải chính xác về số lượng người chơi và thông tin cá nhân. Đặc biệt, bạn nên lưu ý đến những mẫu thiết kế và định dạng của đối thủ cạnh tranh.

Bài viết liên quan: Tiệc cuối năm – Tổ chức sự kiện Year End Party

• Phí Y tế

Các chuyên viên tổ chức sự kiện yêu cầu phải có chứng chỉ sơ cứu căn bản. Tại những sự kiện quy mô lớn, có thể phải bao gồm nhân viên y tế hoặc bác sĩ.

• Phí thuê địa điểm

 Đây là một khía cạnh quan trọng trong gói ngân sách. Chi tiết khoản chi phí thuê địa điểm cần được cập nhật sớm nhất. Các khoản chi phí cần lưu ý nhà cung cấp thường ít nhắc đến: phí bảo vệ và phí giám sát, chi phí nhiệt độ và ánh sáng.

• Phí bảo hiểm

 Điều kiện phí bảo hiểm có thể được bỏ qua nếu những rủi ro có thể kiểm soát được hoặc gây ảnh hưởng đến ngân sách chung của sự kiện.

• Phí in ấn

 Các nội dung chương trình, posters, tờ rơi hoặc các tài liệu quảng cáo khác có thể được in ấn, sản xuất để phục vụ chương trình tổ chức sự kiện – đặc biệt là chúng phải được in màu với chất lượng cao.

Bài đọc thêm: Tiệc cuối năm – Tổ chức sự kiện Year End Party

• Phí thuê thiết bị

 Bao gồm các thiết bị sử dụng bởi người tham gia sự kiện và thiết bị sử dụng bởi nhân viên tổ chức sự kiện như: hệ thống âm thanh, máy vi tính, điện thoại, bộ đàm.

• Phí vận chuyển

Bao gồm chi phí vận chuyển trang thiết bị và thuê xe.

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : Khu đô thị Trung Hòa Nhân Chính - Cầu Giấy - Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

 Hotline: 0973219448|0914707117