Bạn có biết, ngành tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phát triển nhờ áp dụng những công nghệ mới giúp đẩy nhanh được tiến độ dự án. Cốt lõi ở đây là dành ra năm quy trình ổn định nhằm thay đổi dần đi phương thức thực hiện và áp dụng các công nghệ hiện đại. Hãy xem những chia sẻ mà Vietstar Media cập nhật sau đây giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được một số xu hướng thay đổi sắp tới nhé!

1. Khảo sát địa điểm

Có nghĩa là bạn sẽ dùng khảo sát địa điểm theo thực tế ảo (VR – Virtual Reality) vô cùng hữu dụng trong ngành tổ chức sự kiện của mình. Bạn sẽ không cần phải lãng phí thời gian để đến địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện để có một cái nhìn  tổng quan nhất. Bởi sẽ có công nghệ thực tế ảo VR chính là một công cụ thay thế vô cùng tuyệt vời. Nhờ vào nó, các nhà lập trình dễ dàng lập được một không gian ảo về địa điểm cho khách hàng dễ dàng hình dung hơn về toàn bộ bối cảnh. Từ đó quyết định được việc trang trí hội trường nhanh hơn.

Khảo sát địa điểm bằng công nghệ hiện đại sẽ rút ngắn được thời gian

Đọc thêm: Tại sao nên có công ty tổ chức event, sự kiện chuyên nghiệp

2. Thuê nhân sự thời vụ

Trong nghề sự kiện của bạn, chatbots chính là một công vụ vô cùng lợi thế. Đây là một hình thức thô sơ của phần mềm trí tuệ nhân tạo, nó được hoạt động độc lập, tự động trả lời những câu hỏi và xử lý nó thật tốt. Sự phức tạp và phạm vi hoạt động của chatbox đều được tạo bởi thuật toán của chúng.

Và chatbots chính là sự kết hợp của các kịch bản có từ trước và tự học ở quá trình tương tác. Ở những câu hỏi được đặt ra, chatbot sẽ phản hồi chính xác nhất có thể, dự đoán trước những điều có thể xảy ra. Nếu tình huống đó chưa xảy ra (không có trong dữ liệu, chatbot sẽ bỏ qua nhưng sẽ đồng thời “bắt chước” để áp dụng cho các cuộc trò chuyện thường xuyên (lặp đi lặp lại nhiều lần) về sau. được trang bị trí thông minh nhân tạo.

Nhân sự của một đơn vị tổ chức sự kiện cần có sự linh hoạt nhất định

Nếu không có đủ nhân sự, bạn sẽ giải quyết được những câu hỏi thường xuyên nhất của khách hàng thông qua chatbot. Cuối cùng là bạn sẽ thu thập tất cả những phản hồi đó rồi đánh giá kỹ lại sau khi sự kiện kết thúc.

Nên tham khảo thêm: 4 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên sáng tạo

3. Quy trình đăng ký đại biểu tham dự

Tại các sự kiện lớn hiện nay, người ta sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt cực kì thông minh để đẩy nhanh quá trình đăng kí (Registration. Làm như vậy khách mời sẽ không còn cảm thấy khó chịu khi phải chờ ghi danh. Thay vì tìm kiếm tên khách trong danh sách dài dòng, các đại biểu sẽ cung cấp lại hình ảnh cho ban tổ chức và dùng phần mềm nhận diện khuôn mặt.

Quy trình đăng kí tham gia sự kiện sẽ được rút ngắn hơn rất nhiều

4. Hỗ trợ hỏi đáp thảo luận

Khi bắt đầu tín hiệu cho phần thảo luận, các đại biểu sẽ giơ tay lên và người ta sẽ chạy lại đưa micro để phát biểu ý kiến, điều này sẽ gây sự bất tiện nếu họ lại ngồi xa trung tâm. Hiện nay, không ít các ban tổ chức đã áp dụng những cách tương tác hiện đại hơn thông qua các ứng dụng thông minh trên điện thoại thông minh hoặc laptop giúp họ kết nối với diễn giả và nhanh chóng đưa ra câu trả lời.

Với sự kết nối của các thiết bị thì buổi tọa đàm sẽ thành công hơn khi khán giả dễ dàng đưa ra câu hỏi

Bạn nên tham khảo thêm dịch vụ thuê các thiết bị tổ chức sự kiện tại Vietstar Media:

- Cho Thuê Thiết Bị Âm Thanh

- Cho Thuê Thiết Bị sân khấu

- Cho Thuê Thiết Bị Ánh Sáng

- Cho Thuê Dàn Karaoke

- Cho Thuê Nhà Bạt, Không Gian

- Cho Thuê Thiết Bị Dịch

- Cho Thuê Thiết Bị Trình Chiếu

5. Phiên dịch trực tiếp

Mỗi buổi trình diễn sẽ cần phải có phiên dịch viên trực tiếp ở đó, đây là câu chuyện ở quá khứ. Hiện tại thì sẽ không ít các phần mềm mới cho phép kết nối từ xa để phiên dịch và các đại biểu tham dự vẫn sẽ liên hệ với nhau hoặc họ sẽ sử dụng các phần mềm tự động trực tiếp để hiểu nội dung được chia sẻ. Vừa thuận lợi, vừa tiết kiệm chi phí.

Với tai nghe cùng thiết bị phiên dịch, mọi lo lắng về rào cản ngôn ngữ không còn là đáng lo ngại

Mọi thứ đang thay đổi trong thời đại công nghệ 4.0. Đã đến lúc bạn phải cập nhật cho mình những công cụ mới nhất có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và mang lại giá trị gia tăng cao cho những người tham dự sự kiện. Đây chỉ là năm trong số rất nhiều công cụ đang dần được áp dụng trên thế giới. Vietstar Media sẽ tiếp tục cập nhật để thông tin đến bạn sớm nhất.

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC