Thông tin liên hệ

Xem ngay 10 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

18/01/2019

Để chiếm được những cảm tình của người tham dự thì không phải đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng có thể làm được. Bởi tổ chức sự kiện là một nghề vô cùng vất vả để có thể mang lại sự thành công về mọi mặt

Tổ chức sự kiện là một nghề vô cùng vất vả để có thể mang lại sự thành công về mọi mặt. Thêm vào đó, để chiếm được những cảm tình của người tham dự thì không phải đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng có thể làm được. Hãy xem ngay bí quyết mà Vietstar Media chia sẻ sau đây về 10 bí quyết mang lại sự thành công cho các chương trình sự kiện nhé!

 1. Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Không ít các nhà tổ chức sự kiện chưa coi trọng yếu tố về địa điểm tổ chức trước khi bắt đầu một kế hoạch nào đó. Nhưng sau đó, họ phải nhận ra rằng nếu một sự kiện không có địa điểm tốt, ưng ý thì sự kiện đó khó có thể thành công, cuối cùng chính là ấn định ngày tổ chức. Bạn phải hoàn thiện được hợp đồng về địa điểm của mình, tránh bị “đối thủ” hoặc bên khác lấy mất. Đặc biệt phải để ý hơn về địa điểm cho các sự kiện ngoài trời, vì việc thống nhất thuê chỗ tổ chức sẽ giúp bạn rất nhiều, kể cả là trong trường hợp trời mưa bão cũng cần đưa vào hợp đồng nhé!

 Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

 

2. Phát triển kế hoạch và hành động theo nó

Trước khi phát triển kế hoạch bạn phải đặt ra được mục tiêu cần đạt được đó là gì, quy trình tổ chức sự kiện sẽ được đảm bảo và bám sát vào kế hoạch đó mới có thể có kế hoạch mà bạn mong muốn.

Và kế hoạch đó cần được trình bày và viết ra một cách chi tiết và tỉ mỉ đến từng một hạng mục nhỏ một, phân ra ai phụ trách từng hạng mục và dealine cho từng người. Thêm vào đó là duy trì kế hoạch của mình và dự trù những trường hợp xấu có thể xảy ra như về thời tiết hoặc khách mời, diễn gỉa đến muộn,…đảm bảo cho sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Phát triển kế hoạch và hành động theo nó

Đọc thêm bài viết: Xem ngay: Kịch bản lễ ra mắt sản phẩm mới

3. Gửi thông điệp hiệu quả

Một yếu tố không thể thiếu đó là thư mời, bởi nó là thứ đầu tiên mà người ta sẽ nhìn được ở sự kiện của bạn. Bên trong thư mời cần được viết chi tiết về: ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao, như thế nào. Đừng quên địa chỉ, thông tin gửi xe cùng phong cách trang phục bạn nhé.

Các trình bày của thư mời trước khi đưa cho người tham dự cần có gợi ý về nội dung chương trình, dù đó chỉ là hình nền, phối màu và font chữ. Chẳng hạn: Nếu đó là những buổi hội thảo trang trọng, lịch sự thì thư mời cần thiết kế đơn giản với tông màu vàng sang trọng hoặc nâu cảm hứng.

 làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Gửi thông điệp hiệu quả

 4. Làm việc thông minh sẽ tốt hơn là chăm chỉ

Trong một sự kiện, bạn cần chuẩn bị một file excel để lưu trữ và theo dõi những người tham dự bao gồm: họ tên đầy đủ, địa chỉ, tình trạng phản hồi, giới hạn khẩu phần ăn,…. Những thông tin này bạn có thể sử dụng để tạo bảng tên, thẻ địa điểm, thư cảm ơn để gửi cho họ.

Lưu ý, không được nhập thông tin giống nhau cho từng dự án của mình bạn nhé, tránh sai lầm không đáng có.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Làm việc thông minh sẽ tốt hơn là chăm chỉ

Có thể bạn đang cần: Múa tương tác 3D – loại hình biểu diễn nghệ thuật phát triển hiện nay

5. Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất

Trong một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần phải chú ý đến vấn đề về tôn giáo, đừng tổ chức trùng ngày và hãy để ý cực kì kỹ đến giới hạn về thực đơn.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Chú ý vào những chi tiết nhỏ nhất

6. Lập kế hoạch dự trù

Hãy nhớ một điều rằng, phải luôn luôn có một kế hoạch dự trù cho mọi thứ, nhanh chóng liên lạc với những khách mời trong mọi trường tránh mọi thứ bị theo chiều hướng không tốt.

Chẳng hạn như trời mưa, thì cân nhắc thêm lều bạt và chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải di chuyển.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Lập kế hoạch dự trù

7. Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Trong mọi sự kiện cần phải trang bị mọi thiết bị phòng tránh những vấn đề khẩn cấp chẳng may xảy ra, bởi bạn là BTC nên khách mời của bạn sẽ tìm đến bạn đầu tiên khi họ gặp phải bất trắc.

Những vật dụng bạn cần chuẩn bị kĩ càng đó là: thiết bị sơ cứu y tế, thuốc giảm đau, kim băng nhỏ, băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,….

Các trang bị khác như: chữa cháy….

8. Theo sát khách hàng – Chìa khóa thành công

Nhớ rằng, việc phải giữ liên hệ với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức bạn nhé. Tốt nhất đó là gọi điện trước 2 – 3 ngày khi sự kiện diễn ra và cũng là để xác nhận sự tham dự của họ.

Sau sự kiện đó, nên viết một bức thư cảm ơn gửi tới họ vì đã tham dự chương trình kèm theo tấm ảnh của họ khi đã tham dự sự kiện. Đây là cách thêm điểm cộng trong mắt khách hàng rồi đó.

Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Theo sát khách hàng - Chìa khóa thành công

Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Vietstar Media

 9. Hãy tỏ ra am hiểu công nghệ, thậm chí nếu bạn không thực sự như vậy

Công nghệ 4.0 ngày càng phát triển nên việc chuẩn bị các thiết bị càng trở nên quan trọng.

Bạn sẽ cần tới microphone, máy chiếu, loa, camera,.. chứ ?

Làm gì thì làm đừng quên tạo cho mình một danh sách về các thiết bị và có đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập chúng vào đúng vị trí để chúng hoạt động trơn tru hơn nhé.

Bạn cũng nên bố trí thêm người thường xuyên kiểm tra các thiết bị trong suốt quá trình diễn ra sự kiện để khắc phục các sự cố khác có thể xảy ra

 

 

 10. Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ (hoặc thậm chí ít hơn)

Đừng ngại thương lượng giá hoặc định giá thêm với những nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, nhà phân phối hoa,… Đôi khi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch và những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.

làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Chi tiêu trong phạm vi ngân quỹ (hoặc thậm chí ít hơn)

Vietstar Media hi vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong quá trình tổ chức những sự kiện sắp tới. Nếu bạn quan tâm đến ngành tổ chức sự kiện, đừng ngại chia sẻ các bí quyết của các bạn với chúng tôi nhé!

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

 Email: vstarmedia.co@gmail.com

  Hotline: 0973219448