Đúng thật vậy, nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam, ngoài các yếu tố thành công ra còn đòi hỏi người lãnh đạo sự mạo hiểm cùng trí tuệ vượt trội để có thể xoay xở cùng ứng phó với mọi tình huống có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Bởi không ai biết bạn sẽ bắt đầu sự kiện như thế nào và kết thúc ra sao, họ chỉ có thể nhìn ở vẻ bên ngoài và không thể hiểu hết những sự việc đang diễn mà mà người làm sự kiện đang căng não để dự trì và sẵn sàng giải quyết bất kì một sự cố nào đó.

Và người làm sự kiện, kể cả là những sự kiện lớn nhỏ khác nhau đều phải trải qua với rất nhiều công đoạn khác nhau, nhiều đêm thức trắng. Khi tới ngày sự kiện diễn ra, chân tay rã rời, đầu óc căng thẳng tưởng chừng như muốn nổ tung nhưng vẫn phải ép bản thân luôn tỉnh táo để cân não, đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công nhất. Hãy xem ngay bài viết mà Vietstar Media chia sẻ sau đây nhé!

 Vậy tại sao lại phải cân não trong tổ chức sự kiện?

1. Cảm hứng - Ý tưởng

Làm nghề sự kiện luôn đòi hỏi người tham gia trực tiếp tìm được ý tưởng và những sáng kiến, điều này đòi hỏi bắt buộc phải có cảm hứng. Đồng thời không quên kèm theo chút liều lĩnh cùng kiến thức nền tảng vững chắc về marketing, hiểu được tâm lý khán giả. Và bản thân người làm sự kiện phải luôn có thái độ cầu thị và luôn làm mới mình để có được ý tưởng đột phá.

Nghề tổ chức sự kiện cần phải có cảm hứng và ý tưởng thì mới thành công

Nhưng để nuôi dưỡng và duy trì được cảm hứng để không bị biến mất hay trì trệ chính là một thử thách lớn. Bởi bạn không chỉ tổ chức một chương trình mà là tổ chức vô vàn chương trình khác nhau, đòi hỏi bạn phải luôn sáng tạo và nảy sinh ý tưởng mới, cố gắng đừng để lâm vào tình trạng bí ý tưởng.

“Nghề tổ chức sự kiện là nghề của những ý tưởng. Ý tưởng chính là cái "hồn" của một sự kiện. Và để một sự kiện thành công thì bắt buộc bạn không được theo tư duy hay lối mòn cũ, không được trở thành bản sao của những người đi trước. Cốt lõi của ý tưởng đó chính là khả năng sáng tạo, đôi khi là độ "liều" và "điên" của người làm nghề.

Nhưng để bung ra được một ý tưởng hay ho thì lại không là điều dễ dàng. Bạn phải rèn luyện được kỹ năng suy nghĩa và khái quát nhanh ý tưởng, ý tưởng phải được phân tích từ các ý được lóe bất ngờ trong đầu. Điều này đòi hỏi bạn tốn khá nhiều công sức, thời gian đến mất ăn mất ngủ thì mới có được đứa con tinh thần hoàn chỉnh.

Đọc thêm bài viết:   Xem ngay 10 bí quyết tổ chức sự kiện thành công

2. Đàm phán

Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện đó là đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Và luôn luôn phải hoạt động não hết công suất làm sao để quản lý được công việc, khách hàng, làm sao đạt được kì vọng của họ, tránh làm phật lòng, bởi nếu họ không thích sẽ không kí được hợp đồng.

Nghề tổ chức sự kiện cần phải có chuyên môn đàm phán mang được hợp đồng về

Có rất nhiều kiểu thua khác nhau, nhưng kết quả của cuộc đàm phán phải làm win – win, làm sao đôi bên cùng có lợi. Bên cạnh đó, nếu nội dung chương trình không hợp lý sẽ dẫn đến có vấn đề về tài chính, vì chỉ có tiền mới làm được sự kiện. Trong khi khách hàng đưa ra yêu cầu cao, vượt ngân sách thì mọi ý tưởng hay ho đều không được thực hiện.

Người đàm phán phải bằng mọi giá giải thích được tính bất khả thi để “mặc cả” thành công. Nhưng không phải khách hàng nào cũng hiểu được “tiền nào của nấy”, vì thế quá trình đàm phán khá cân não.

Và đừng quên nhiệm vụ làm việc với nhà cung cấp, vì họ là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện, nếu một mắt xích bị đứt, dây chuyền đó sẽ bị gián đoạn và khá ảnh hưởng. Nên người tổ chức sự kiện cần chuẩn bị sản những phương án dự phòng để tránh những rủi ro không đáng có.

Một sự kiện sẽ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, một hạng mục lại có nhiều thể loại mà mỗi nhà cung cấp lại có mức giá khác nhau. Vì thế bạn cần phải biết người, biết nghề, giá cả để tránh bị hớ.

3. Giải quyết khủng hoảng

Trong nghề sự kiện đầy rẫy những nguy hiểm rình rập thì các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những cơn đau tim. Trong những tình huống ấy, người tổ chức sự kiện cùng team của mình phải có một tinh thần thép để giữ được bình tĩnh, cân não thật nhanh để tìm ra hướng giải quyết ổn thỏa.

Nhanh chóng lường trước để tránh các khủng hoảng có thể xảy ra

Lấy ví dụ như khi dàn âm thanh có vấn đề, vũ công không thể lên trình diễn thì phải chỉ đạo MC cứu cánh bằng vài tiết mục tấu hài độc diễn hay giao lưu với khán giả. Thậm chí diễn viên trên sân khấu quên thoại, người làm sự kiện phải xử trí bằng cách cầm lời thoại đứng dưới nhắc.

Có trường hợp gần giờ diễn thì một người mẫu vô ý làm rách trang phục. Vậy là dù nhà thiết kế có đau đớn đến thế nào cũng phải chấp nhận cắt luôn phần rách, "chế biến" trang phục thành một mẫu mới. Bi hài hơn là có lúc người đạo diễn sự kiện còn phải chỉ đạo người mẫu tự trang điểm cho nhau, hoặc ekip cũng phải vào phụ đánh phấn tô son vì chuyên gia trang điểm không thể đến kịp giờ.

Có thể bạn quan tâm: Xem ngay: Kịch bản lễ ra mắt sản phẩm mới

Chừng ấy những yếu tố không mời mà đến tưởng như nhỏ nhặt nhưng hoàn toàn có thể làm bể show ngay lập tức nếu người làm sự kiện không có hướng giải quyết kịp thời. Nhiều lúc những người trong nghề hay ví von rằng người làm nghề này còn cần phải có một "trái tim nóng" và một "cái đầu lạnh".

"Trái tim nóng" để luôn duy trì được nhiệt huyết với nghề, không ngại khó ngại khổ. Còn "cái đầu lạnh" tức là luôn phải tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống, sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu nhất để tổ chức, giải quyết những vấn đề cân não của tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện khép màn thành công.

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội