Thông tin liên hệ

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện Tết Trung thu cho thiếu nhi

21/08/2018

Việc lập kế hoạch sự kiện tổ chức Tết Trung thu từ lâu đã trở thành một hoạt động văn hóa thường niên truyền thống không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào.

Việc lập kế hoạch sự kiện tổ chức Tết Trung thu từ lâu đã trở thành một hoạt động văn hóa thường niên truyền thống không thể thiếu đối với bất kì doanh nghiệp nào. Nhưng để bắt tay vào công việc, nhiều nhà lãnh đạo thường không biết nên cho nhân viên mình bắt đầu từ đâu, các phòng ban như phòng Truyền thông – Marketing, phòng hành chính nhân sự cũng sẽ gặp khó khăn bởi việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường không đơn giản. Đừng vội lo lắng, hãy bình tĩnh lại bởi chúng tôi – Vietstar Media – Công ty chuyên tổ chức sự kiện và tư vấn truyền thông sẽ giúp bạn có được một bản kế hoạch tổ chức sự kiện Trung thu cho các bé thiếu nhi đầy đủ và chi tiết nhất.

 

Vậy quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện Tết trung thu cho thiếu nhi sẽ bắt đầu và kết thúc như thế nào?

 

1. Cần xác định được mục đích

 

Ở bất cứ công việc gì, khi bạn muốn thực hiện thì cần phải biết được mục đích cuối cùng là đạt được điều gì, kết quả như thế nào? Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện Tết Trung Thu cũng như vậy, bạn cần phải xác định mục tiêu tổ chức của chương trình, lấy đó làm trọng tâm để phát triển, đề ra phương hướng để công việc sẽ đạt được kết quả của mục đích đó.

 

 kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu

Cần xác định được mục đích của việc tổ chức sự kiện Trung Thu

 

Từ trước đến nay, các sự kiện Tết Trung Thu cho bé sẽ được tổ chức một cách riêng rẽ và theo truyền thống, buổi tổ chức sẽ được diễn ra mang theo bản sắc văn hóa dân tộc, giúp cho các bé thiếu nhi có được một sân chơi giải trí lành mạnh và bổ ích.

 

2. Đối tượng tham gia là ai?

 

Chắc chắn buổi sự kiện Tết Trung Thu sẽ không thể vắng mặt các bé thiếu nhi, con em của các cán bộ nhân viên (CBNV) trong công ty hoặc doanh nghiệp. Thường thì độ tuổi các bé sẽ rơi từ 1 – 15 tuổi, đều phù hợp để tham gia chương trình.  Bên cạnh đó là toàn thể các nhân viên trong doanh nghiệp cùng người thân của mình (vợ hoặc chồng), Ban lãnh đạo Công ty,…

 

Xác định xong đối tượng, bạn cũng cần phải tìm hiểu xem có bao nhiêu người sẽ tham gia để chuẩn bị kĩ càng về đồ ăn và chỗ ngồi, từ đó sẽ hướng đến xây dựng chương trình phù hợp.

 

kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu

Các bé sẽ là nhân vật chính trong mùa Trung thu này

 

3. Sự kiện đòi hỏi yêu cầu gì?

 

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện Trung Thu cho các bé thiếu nhi, nhi đồng, bạn cần phải xác định được yêu cầu mà sự kiện đang đòi hỏi, việc tổ chức sự kiện này sẽ đem lại ý nghĩa như thế nào đối với các bé và gia đình.

 

Bạn nên đưa ra một số mục tiêu như sau:

 

- Sự kiện nên dành sự quan tâm ưu ái tới các bé thiếu nhi, sau đó là người thân của các em. Nếu gia đình nào thuộc diện khó khăn, có hoàn cảnh đặc biệt, chương trình cần phải có những món quà ưu tiên đến các trường hợp đó trước.

 

- Cần tập trung tổ chức các chương trình mang tính sáng tạo cao, đang dạ về phong cách, nhưng cũng không được quên đi nét văn hóa đặc trưng của công ty.

 

- Không khí trong buổi sự kiện luôn được vui vẻ, đầm ấm, mang lại sự hạnh phúc của gia đình, là sợi dây kết nối tốt nhất giữa các thành viên.

 

- Người đứng đầu dẫn dắt buổi sự kiện cần phải biết cách phân chia công việc, yêu cầu tất cả các thành viên phải hoàn thành nhiệm vụ của mình.

 

kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu

Những yêu cầu cần thiết để sự kiện Trung thu cho các bé được diễn ra một cách vui vẻ, đầm ấm

 

4. Thời gian và địa điểm tổ chức

 

Tết Trung Thu hằng năm đều diễn ra đúng vào ngày 15/08 Âm lịch. Nhưng đối với việc tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp cần tổ chức sớm hơn, bởi có nhiều nguyên nhân khác nhau:

 

- Tết Trung Thu là thời gian để các thành viên trong gia đình quây quần và sum họp với nhau, bởi công việc bộn bề, nên hiếm khi các bé sẽ có sự góp mặt đầy đủ của cả cha lẫn mẹ.

 

- Việc tổ chức Tết Trung Thu đúng sát ngày sẽ bị tình trạng thiếu nhân lực hoặc các công ty tổ chức sự kiện sẽ không kịp để hỗ trợ bạn, vì có quá nhiều Công ty cũng muốn tổ chức Trung Thu vào ngày này, từ đó chi phí bỏ ra cũng sẽ kéo cao lên.

 

- Việc Tổ chức Tết Trung Thu cho các bé tại các công ty hay doanh nghiệp hoặc kể cả là các trường học nên lựa chọn cuối tuần, bởi vào ngày này sẽ không gây ảnh hưởng đến việc học tập của các bé và công việc của cha mẹ. Các bé sẽ được vui chơi, nô đùa trọn vẹn một ngày nghỉ vui nhất.

 

kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu

Nên linh hoạt thời gian và địa điểm để phù hợp với các bé và người thân trong gia đình

 

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là một vấn đề không nhỏ, nếu bạn lựa chọn tổ chức sự kiện Trung Thu trong nhà cho bé sẽ tránh bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của thời tiết. Nhưng nếu tổ chức ngoài trời thì chắc chắn buổi sự kiện đó sẽ có không khí hơn, trọn vẹn hơn cho các bé với nhiều tiết mục và chương trình khác nhau. Tùy theo khả năng và sự lựa chọn của mình, các công ty nên đưa ra một phương án cụ thể và dự trù tốt nhất để buổi sự kiện được diễn ra một cách tốt đẹp.

 

Nếu bạn vẫn đang loay hoay và không đủ khả năng để kịp thời xoay sở khi gặp trường hợp bất khả thi, thì hãy cân nhắc nên thuê một công ty chuyên tổ chức sự kiện Trung Thu chuyên nghiệp, vấn đề về lịch trình và địa điểm tổ chức sẽ được giải quyết triệt để.

 

5. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện

 

Việc lên kịch bản để tổ chức sự kiện Trung Thu cho các bé là điều bắt buộc phải thực hiện. Đây là phần sườn quan trọng nhất để buổi tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ và có ý nghĩa nhất. Các nhân vật trong buổi sự kiện không thể thiếu đó là chị Hằng và chú Cuội, đây sẽ là người sẽ dẫn dắt chương trình cũng như tạo ra không khí vui vẻ và đầm ấm, bên cạnh đó không thể thiếu những phần quà nho nhỏ để cho các bé thêm phấn khích hơn.

 

Các tiết mục bắt buộc đó là các câu chuyện hài, trò chơi dân gian, văn nghệ thiếu nhi, xiếc, ….

 

Nếu quá bí về ý tưởng về việc tổ chức sự kiện Trung Thu và không muốn các bé rơi vào tình trạng nhàm chán, vì năm nào cũng xem đi xem lại các tiết mục hay ý tưởng chương trình cũ thì bạn nên liên hệ với một công ty tổ chức sự kiện nào đó chuyên nghiệp hơn để được tư vấn.

 

kế hoạch tổ chức sự kiện trung thu

Cần xây dựng kịch bản Trung Thu cho các bé thật ổn định

 

6. Dự trù kinh phí sự kiện

 

Đến bước này, đừng làm quá đơn sơ, bởi phần kinh phí tổ chức sự kiện cũng không kém phần quan trọng. Nếu dự trù thiếu chắc chắn sẽ khiến buổi tiệc diễn ra không được hoàn hảo, không đạt được mục đích của buổi tiệc. Còn nếu dự trù dư thừa sẽ gây ra sự lãng phí không đáng có. Vì thế, nên có sự cân bằng kinh tế ngay từ lúc này, để buổi sự kiện được diễn ra theo đúng ý nghĩa mà nó mang lại.

 

7. Những công việc cần phụ trách

 

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện Trung Thu đó là phân công công việc cho từng người để phụ trách. Từng bộ phận sẽ được phân chia cụ thể rõ ràng, dưới đây là một số gợi ý:

 

- Các công tác tổ chức (tìm đối tác, nhà cung cấp, phân chia công việc cho các cấp dưới,…)

- Chuẩn bị đồ dùng, thiết kế và trang trí sân khấu.

- Chuẩn bị các món quà, bánh kẹo, nước uống, đồ ăn, mâm ngũ quả,…

- Thiệp mời, khách mời

- Dọn dẹp và vệ sinh nơi tổ chức sự kiện (cả trước và sau khi chương trình đã hoàn thiện).

 

Với các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện Trung Thu trên đây, Vietstar Media hi vọng các Quý công ty hay doanh nghiệp sẽ định hình và ý tưởng tổ chức cho riêng mình. Mang lại cho con em mình một chương trình bổ ích nhất, ý nghĩa nhất, mang lại niềm vui tinh thần lớn lao cho các bé. Nếu Quý vị có ý định mong muốn thuê một công ty tổ chức sự kiện riêng, đừng chần chừ gì nữa mà không liên hệ ngay với chúng tôi, Vietstarmedia luôn luôn đồng hành cùng các bé Thiếu nhi trong Tết Thiếu nhi này.

 VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

 Hotline: 0973219448|0914707117

 

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

Hotline: 0973219448 - 0914707117

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN