Để tổ chức được một sự kiện thành công thì cần phải có sự chỉn chu, cẩn thận trong công tác tổ chức sự kiện. Vietstar Media là công ty dịch vụ tổ chức sự kiện tại Bắc Ninh uy tín chất lượng. Để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của khách hàng, với mỗi sự kiện, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của Vietstar Media đều có những kế hoạch cụ thể cho từng chương trình khác nhau. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chung khi làm việc với Vietstar Media.

Làm việc với khách hàng

Vietstar sẽ cuộc trao đổi trực tiếp hoặc trao đổi qua đường dây nóng để tìm hiểu thông tin của sự kiện mà khách hàng muốn tổ chức và yêu cầu đối với sự kiện đó bao gồm:

Loại hình tổ chức của sự kiện: tiệc tất niên, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm công ty, buổi họp báo, Year End Party,...
Mục đích của sự kiện nào
Số lượng khách mời tham dự
Đối tượng tham dự họ ai: độ tuổi trung bình, nghề nghiệp, xu hướng sở thích chung là gì,...
Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, doanh nghiệp
Yêu cầu về thời gian và địa điểm tổ chức: tổ chức vào ngày nào, khung giờ nào, địa điểm chức trong không gian như thế nào?,...
Ngân sách tối đa cho sự kiện

Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng đối với sự kiện càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu sẽ có được kế hoạch phù hợp với chương trình của khách bấy nhiêu.

Làm việc với khách hàng tiếp nhận thông tin

Lập Proposal cụ thể

Đây là bước thiết kế chương trình trên giấy, sau đó sẽ gửi đến khách hàng và chờ thông tin phản hồi từ họ,sau đó chỉnh sửa lại cho phù hợp. Một bản Proposal sẽ gồm các thông tin như sau:

Lập proposal

Lập proposal cụ thể

Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện: sự kiện sẽ được tổ chức ở sân khấu trong nhà hay ngoài trời, theo phong cách như thế nào? thiết kế hình ảnh cho chương trình như thế nào cho phù hợp,...
Kịch bản timeline chi tiết: gồm địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, nội dung chính của chương trình: bố cục, trình tự các hoạt động trong chương trình diễn ra như thế nào và hoạt động chính của chương trình sẽ có những gì, nội dung, chi tiết ra sao: như vui chơi, trao giải, văn nghệ, ăn uống,... nhân sự biểu diễn cho chương trình: MC, vũ đoàn, ca sĩ,..., thiết bị âm thanh, ánh sáng và kỹ xảo cần thực hiện trong chương trình.
Hoạch định ngân sách cần thiết: Dự tính tổng chi phí khi thực hiện chương trình và đưa ra báo giá cho khách hàng.
Gửi Proposal tới khách hàng và chờ phản hồi.

Tiến hành thực hiện

Sau khi thương lượng xong với khách, sẽ tiến hành xây dựng chương trình theo đúng kế hoạch đề ra. Các bộ phận sẽ làm việc theo chỉ định phân công công việc dưới sự kiểm soát của leader. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Tiến hành thực hiện

Tiến hành thực hiện

Tổng kết sự kiện

Đây là bước cực kỳ quan trọng mà Vietstar luôn thực hiện sau mỗi chương trình đó là họp bàn tổng kết đưa ra bản báo cáo ghi lại những thiếu sót cần phải khắc phục ngay. Chính điều này đã khiến cho Vietstar tồn tại được lâu trong ngành và là lựa chọn uy tín hàng đầu cuả khách hàng khi đặt dịch vụ bên công ty dịch vụ tổ chức sự kiện Vietstar Media. Dưới đây là một số sự kiện mà Vietstar Media đã tổ chức thành công.