Nếu bạn đang làm việc hoặc có mối quan hệ với người nào đó làm nghề tổ chức sự kiện thì chắc hẳn sẽ có không ít thắc mắc về công việc của họ. Bây giờ chúng ta cùng ngồi xuống và xem xét về một góc nhìn thoáng nhất về công việc của họ nhé.

Không chỉ là một người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho một công tác sự kiện mà quảng phải phụ trách và chịu trách nhiệu cho tất các công việc tổ chức, các công việc liên quan đến các cuộc họp, hội nghị hoặc thông tin sự kiện và chi tiết hậu cần. Những người này sẽ lên kế hoạch để giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng như về chủ đề chương trình, liên hệ với các agency và client rồi đến hậu cần mua sắm, thuê mướn các dịch vụ hay sản phẩm có liên quan.

1. Sáng tạo Thông điệp

Ở bất kì cuộc họp báo hay hội nghị sự kiện nào đều cần phải có một kế hoạch đầy đủ chi tiết liên quan đến thông điệp hay mục đích của sự kiện đó. Người làm công tác lập kế hoạch là phải biết xác định được chỉ đề hoặc mục đích của sự kiện đó. Bên cạnh đó cũng cần phải liên hệ được với địa điểm tổ chức, diễn giảm, tiệc tùng hay thuê thiết bị cho sự kiện có sự đồng nhất.

Mỗi một sự kiện khác nhau đều có riêng một thông điệp riêng biệt

Bài nên tham khảo: Cách lựa chọn thiết bị ánh sáng tổ chức sự kiện

2. Kỹ năng lập Ngân sách

Ngoài việc phải lập một kế hoạch chi tiết cho một sự kiện thì ngân sách cũng là yếu tố vô cùng quan trọng. Người tổ chức sự kiện sẽ có trách nhiệm cung cấp cho sự kiện đó về thời gian hay phạm vi nhân sách. Từ đó các tổ chức sẽ phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sao cho phù hợp, cân bằng quỹ. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượng tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.

3. Lựa chọn Địa điểm

Việc lựa chọn được địa điểm tốt để tổ chức sự kiện chính là một kĩ năng không thể thiếu khi khách hàng đưa ra yêu cầu. Việc nghiên cứu lựa chọn địa điểm phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của sự kiện hay thông điệp hướng tới. Bên cạnh đó các nhà tổ chức cũng phải đưa được ra yêu cầu xem xét cả về kích thước, vấn đề phục vụ, vận chuyển, ngày trống để tổ chức sự kiện, vị trí, âm thanh, áng sáng, hình ảnh hay cả internet,…

Người làm công việc tổ chức sự kiện còn phải có kỹ năng lựa chọn địa điểm phù hợp

 4. Quản lý Hậu cần

Có được những yếu tố trên rồi, phần tiếp theo trong một kế hoạch tổ chức sự kiện phải tiến hành được các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp với các dịch vụ hoặc thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Đồng thời bao gồm cả các nhiệm vụ như vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ. Trước chương trình bạn phải làm tốt công tác này để đảm bảo mọi hạng mục trong chương trình đầy đủ và theo kế hoạch.

Có thể xem thêm: Câu chuyện kể về khi yêu một chàng trai làm nghề tổ chức sự kiện

5. Kỹ năng Báo cáo

Khi đã chịu trách nhiệm triển khai các công việc cần phải làm trong cả một kế hoạch lớn thì cũng đừng quên việc phải làm báo cáo về các sự kiện, không chỉ là đối với khách hàng mà còn là đối với các công ty cùng các cộng sự trong event đó. Bao gồm : báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát, truyền thông và sự hài lòng cùng với sự có mặt của giới báo chí.

Kỹ năng báo cáo là bắt buộc

6. Năng lực người tổ chức

Một người làm nghề tổ chức  sự kiện nếu có năng lực sẽ định hướng được chi tiết các công việc và đáp ứng được các tiêu chí sau: có đầu óc tổ chức tốt, kỹ năng giải quyết vấn đề, có khả năng để làm việc trên thời hạn chặt chẽ và có kỹ năng giao tiếp đặc biệt. Các kế hoạch sự kiện phải có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả dưới áp lực cao.

7. Môi trường làm việc

Ở một người lập kế hoạch hay tổ chức sự kiện thường là những người đi nhiều theo các sự kiện của họ tổ chức hay những sự kiện mà họ biết đến. Bởi họ phải làm việc trong một môi trường nhịp độ nhanh chóng và các thời hạn chặt chẽ, họ cũng dành nhiều thời gian trên các trang web ở các lĩnh vực khác nhau như địa điểm, bao gồm khách sạn, trung tâm hội nghị, văn phòng, hay các dịch vụ, công nghệ, sản phẩm,...

Nếu như bạn muốn xem thêm các bài viết chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện, hãy theo dõi thường xuyên Vietstar Media nhé!

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

 Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội