7 bước cơ bản để tổ chức một sự kiện

10/10/2018

Một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đừng quên các bước sau đây để mang lại một chương trình thành công nhất.

 

Một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đừng quên các bước sau đây để mang lại một chương trình thành công nhất.

Bước 1: Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện:

Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

 

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 

Bước 2. Viết chương trình (proposal):

Là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện  với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

 

Bước 3. Hoạch định:

Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho sự kiện. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.

 

Đơn vị tổ chức sự kiện

 

Bước 4. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

 

Bước 5. Tổ chức và theo dõi sự kiện:

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

 

Bước 6. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal):

Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...

 

Đơn vị tổ chức sự kiện

 

Bước 7. Họp rút kinh nghiệm:

Sau khi sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người.

 

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : Khu đô thị Trung Hòa Nhân Chính - Cầu Giấy - Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

 

 Hotline: 0973219448|0914707117

 

VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC

Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội

Email: vstarmedia.co@gmail.com

Hotline:  MR. KEN - 0914707117 - 0973219448

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ NHẬN BÁO GIÁ SỰ KIỆN

BẢN ĐỒ