5 phút để lên kế hoach TỔ CHỨC SỰ KIỆN chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, hình ảnh thông tin tiếp cận được nhiều khách hàng. Đề thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kế hoạch, kịch bản độc đáo phù hợp. Cùng VIETSTAR tìm hiểu về tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất.
Mục đích tổ chức sự kiện?
Mục đích của tổ chức sự kiện nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng.
Một số sự kiện quen thuộc như: hội nghị khách hàng, hội thảo, triển lãm, hội chợ, họp báo ra mắt sản phẩm mới hay gần gũi trong cuộc sống như cưới hỏi, sinh nhật, khai trương…
Vai trò của tổ chức sự kiện
- Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo ấn tượng với khách hàng.
- tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
- tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng khách hàng, tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
Kịch bản tổ chức sự kiện
là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, muốn sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: Bản kế hoạch tổng thể, checklist hạng mục, phân công nhân sự. kịch bản khung chương trình, kịch bản MC dẫn, kịch bản kỹ thuật…
Để có kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:
- Loại hình sự kiện muốn tổ chức
- Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
- Đối tượng khách mời tham gia sự kiện
- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức sự kiện
- Ý tưởng kịch bản như thế nào?
- Số lượng người tham dự.
Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện thường có 2 phần: Phần lễ: chào mừng và giới thiệu nội dung chính chương trình, Phần Hội: ăn tiệc và các chưng trình văn nghê, gameshow. Mỗi sự kiện cần có một điểm nhấn trong chương trình. Là Key chính mang thông điệp của sự kiện. Phần này là yếu tổ quan trọng khi lên kịch bản.
► Xem chi tiết:
Thời lượng |
Nội dung |
Thực hiện |
30 phút |
Đón khách, hướng dẫn khách đến khu vực check-in |
PG/Lễ tân |
10 phút |
Văn nghệ chào mừng |
Ca sĩ, nhóm nhảy |
5 phút |
Khai mạc, MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu |
MC |
30 phút |
Triển khai nội dung chính, key chính sự kiện |
MC |
30 phút |
Khách mời dùng tiệc |
Phục vụ tiệc |
20 phút |
Văn nghệ, gameshow |
Ca sĩ, nhóm nhảy /MC |
15 phút |
Chụp ảnh lưu niệm & bế mạc kết thúc chương trình |
MC |
Các loại hình tổ chức sự kiện
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình tổ chức sự kiện như:
- Sự kiện theo trend cứng: Sự kiện được tô chức các ngày lễ trong năm: tết Thiếu nhi, tết trung thu, ngày quốc tế phụ nữ…
- Sự kiện Doanh nghiệp, tổ chức : Lễ kỉ niệm, Khai trương, gala, Lễ mở bản, Hội nghị Khách Hàng, teambuilding…
- Sự kiện giáo dục: hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: Activiton, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương…
- Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …
Ý nghĩa của tổ chức sự kiện
Điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty
Với các phương pháp quảng cáo thông thường đã làm bao nhiêu năm nay nhưng có vẻ vẫn chưa hiệu quả thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ là một điểm nhấn vô cùng ấn tượng và mang lại những kết quả tích cực mà đôi khi bạn không thể ngờ. Đây được đánh giá là một hình thức marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến dịch chung của doanh nghiệp. Dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo quy trình chung và cách thức tổ chức nhất định.
VIETSTAR xin gửi đến bạn quy trình tổ chức sự kiện nhất định cần có như sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch cần phải nắm rõ quý trình và ghi nhớ 16 chữ vàng cho một sự kiện: Thể loại – Mục đích – Thông điệp – Đối tượng – Thời gian – Địa điểm - Kinh phí – yêu cầu đặc biệt khác…
Xây dựng ý tưởng chủ đề và kịch bản sự kiện: sự kiện muốn thành công và gây ấn tượng thì cần có những ý tưởng chủ đề mới lạ, độc đáo và hấp dẫn được người tham gia.
2. Giai đoạn thực hiện sự kiện
Dựa theo kế hoạch, kịch bản đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công phụ trách công việc theo đúng vị trí sở trường. Đảm bảo bám sát sự kiện theo tiến độ, báo cáo kết quả từng phần.
- Thiết kế ấn phẩm chương trình: standee, pano. Backdrop, sân khấu…
- Tùy theo quy mô sự sự mà cần có các gói thiết bị âm thanh sáng sáng hợp lý.
- Thuê MC, ca sĩ/nhóm nhảy…
- Gửi thiệp mời đến khách hàng
- Truyền thông cho sự kiện
- Tô chức sự kiện
Trong quá trình tiến hành sự kiện phải kiểm soát chặt chẽ, kiểm tra công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra.
3. Giai đoạn kết thúc sự kiện
- Tiến hành nghiệm thu các hạng mục chương trình theo bảng checklist đã lập ban đầu.
- Quyết toán các chi phí trong khi tổ chức sự kiện, phát sinh nếu có.
- Tổng kết, đánh giá và báo cáo
► Xem chi tiết: https://vietstarmedia.net.vn/san-xuat-tvc.html
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một công ty hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp.
- KỊCH BẢN SÁNG TẠO
- TRÁCH NHIỆM TỚI CÙNG
- TỐI ƯU CHI PHÍ
- KHẢ NĂNG CUNG CẤP TRỌN GÓI VÀ GIÀU KINH NGHIẸM
- XỬ LÝ HẬU KỲ NHANH NHẤT
Với những chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên đây, Công ty tổ chức sự kiện VIETSTAR là đơn vị cung cấp sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng, mang đến sự lựa chọn tối ưu và tiết kiệm nhất.
Tư vấn Kịch Bản gọi Hotline 0914707117
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
VIETSTAR MEDIA&ENTERTAINMENT JSC
Địa chỉ : 36B Nguyên Hồng, Đống Đa, Hà Nội
Email: vstarmedia.co@gmail.com
Hotline: 0914707117