Là đơn vị tổ chức hội nghị quốc tế chuyên nghiệp, Vietstar Media luôn có tham vọng giúp các đơn vị, doanh nghiệp tổ chức các hội nghị cùng các nước bạn đúng quy chuẩn quốc tế. Nếu doanh nghiệp bạn, tổ chức có mong muốn to chuc hoi nghi quoc te thì đây là bài viết dưới đây dành cho quý bạn.

Những điều doanh nghiệp có thể chưa biết về tổ chức hội nghị quốc tế?

1. Thực trạng chung của tình hình tổ chức sự kiện quốc tế của Việt Nam

Các tổ chức sự kiện quốc tế của Việt Nam ngày càng đa dạng phong phú

Việt Nam hội nhập kinh tế - văn hóa – xã hội đã lâu, các sự kiện hội nghị, hội thảo được tổ chức tại nước ta cũng đã nhiều. Tuy nhiên, thực tế đến nay, mặt bằng chung các sự kiện tổ chức hội nghị quốc tế diễn ra còn mơ hồ. Ngoài các đơn vị tổ chức cho đài truyền hình đã đáp ứng được thì các đơn vị khác thì khó đạt được.

Tổ chức hội nghị quốc tế đều có nhiều đa số các hoạt động, trình tự làm việc như tổ chức hội nghị, hội thảo trong nước. Thành ra, nhiều doanh nghiệp đơn vị đồng nhất hoạt động tổ chức hội nghị quốc tế giống như hội nghị trong nước. Qua nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Vietstar Media hiểu rõ sự khác biệt này, giúp doanh nghiệp, đơn vị đầu tư ngân sách hợp lý nhất.

Những điểm cần lưu ý khi tổ chức hội nghị quốc tế?

1. Phải xin ý kiến trình đơn xin phép tổ chức hội nghị quốc tế

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không hề biết hoặc cho qua việc trình đơn xin phép, khiến cho nhiều sự kiện đang tổ chức lại phải hủy toàn bộ chương trình. Đặc biệt, do chế tài xử lý khá rắc rối nên khi bị phát hiện chưa trình đơn thì việc hủy chương trình là điều bắt buộc.

Các sự kiện đều phải trình đơn xin phép ban ngành liên quan

Đơn xin phép phải trình bày đủ những nội dung sau:

Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích mà sự kiện được tổ chức

Thời gian, địa điểm mà sự kiện quốc tế này được diễn ra

Nội dung, chương trình làm việc xuyên suốt hội nghị

Thành phần tham gia tổ chức, cơ quan phía Việt Nam và bạn quốc tế

Cơ cấu đại biểu trong hội nghị gồm những ai

Ý kiến (bằng văn bản) của Bộ Ngoại giao và các cơ quan, địa phương liên quan.

2. Đơn vị tổ chức phải hiểu rõ văn hóa đơn vị quốc tế

Hội nghị diễn ra trong không gian đa văn hóa

Doanh nghiệp tổ chức hội nghị phải nắm được là đây là hội nghị song phương hay là hội nghị đa phương giữa các quốc gia. Đối với hội nghị song phương, thì việc đề cao tính địa phương hóa của khu vực nhằm đề cao tính hữu nghị giữa đôi bên. Nhưng đối với hội nghị đa phương, đơn vị tổ chức sự kiện nên lấy tiêu chuẩn quốc tế hóa làm trọng, điều này giúp các bên đều cảm thấy thỏa mái.

Các yếu tố văn hóa quốc tế được thể hiện từ cách bố trí sân khấu, kịch bản chương trình, nhà bạt, trang phục MC,…

3. Các thiết bị sự kiện gồm tai nghe, tài liệu song ngữ

Hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện đầy đủ

Nếu trong chương trình sự kiện trong nước, việc sử dụng tai nghe trong hội họp được cho qua, thì đối với tổ chức hội nghị quốc tế thì đây là những thiết bị rất quan trọng, có sức ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ quá trình truyền thông tin cho 100% khách mời.

4. Nhân sự khi sự kiện diễn ra phải đáp ứng được ngoại ngữ tốt

Nhân sự chuyên nghiệp

Công việc của một đơn vị tổ chức sự kiện quốc tế bao gồm: chuẩn bị sự kiện – trong sự kiện – sau sự kiện, thì đội nhân sự trong sự kiện đặc biệt lễ tân, MC, nhân viên phục vụ đều phải có ngoại ngữ tốt, ít nhất là ngôn ngữ Anh để giao tiếp bất cứ khi đại biểu, khách mời cần trợ giúp.

Lý do để doanh nghiệp, tổ chức chọn Vietstar Media làm đơn vị tổ chức hội nghị quốc tế?

1. Chúng tôi sẽ hoàn thiện thủ tục xin phép tổ chức hội nghị quốc tế

Với nhiều năm kinh nghiệm, tổ chức nhiều sự kiện giao lưu quốc tế, Vietstar hiểu rõ quy trình làm việc, thực hiện đầy đủ các bước xin giấy phép cho đơn vị. Từ đó, chúng tôi giải quyết triệt để được những phát sinh không đáng có khi sự kiện diễn ra.

2. Vietstar Media có kịch bản chương trình sáng tạo, am hiểu văn hóa

Kịch bản tổ chức mới mẻ, sáng tạo

Như đã trình bày, đối với hội nghị quốc tế những tiết mục được chọn lựa rất cẩn trọng. An toàn nhất là lựa chọn những tiết mục truyền thống như một nét đẹp văn hóa. Ngoài ra, đơn vị tổ chức có thể mạnh dạn chọn các tiết mục của các nước bạn.

Chương trình chào đón tại sảnh được đón tiếp bởi dàn lễ tân, PG xinh đẹp, chuyên nghiệp, đúng tiêu chuẩn tiếp đoàn đại biểu, khách mời quốc tế.

3. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giỏi ngoại ngữ

Nhân sự được phân bố đều toàn bộ khu vực tổ chức

Chúng tôi luôn có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tham gia tổ chức sư kiện quốc tế. Đội ngũ được chia thành nhiều đội phục vụ như đội hậu trường, đội tiệc ,đội sảnh đón tiếp,…

4. Thiết bị sự kiện, tai nghe, loa đạt chuẩn

Trước khi sự kiện diễn ra, chúng tôi luôn kiểm tra các tai nghe 1 lần. Số lượng tai nghe, mic đáp ứng 80% - 100%. Tùy thuộc vào mức độ sử dụng của khách mời tham gia sự kiện.

Vietstar Media là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện như trong và ngoài nước, không chỉ tổ chức hội nghị quốc tế. Nếu doanh nghiệp đơn vị chưa tìm được đơn vị to chuc hoi nghi quoc te thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi, để nhận được báo giá theo các gói phù hợp nhất.